Hoe kies ik de beste bedrijfsprocessen-software?
Met bedrijfsprocessoftware kan de onderneming gebruikers gemakkelijker betrekken bij het beheer van kritieke bedrijfsprocessen en kan bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Bij het kiezen van een softwarepakket voor bedrijfsprocessen is het belangrijk om een product te selecteren dat het herontwerp van bedrijfsprocessen kan verbeteren terwijl bestaande processen worden gestroomlijnd. Om de keuze goed te maken, moet u eerst de processen overwegen die belangrijk zijn voor de onderneming. Overweeg vervolgens producten met het meest gebruiksvriendelijke ontwerp, rekening houdend met de teamatmosfeer die bij de meeste moderne bedrijven aanwezig is. Ten slotte is het van cruciaal belang om de IT-afdeling te betrekken bij het selecteren van een product dat naadloos met de bestaande architectuur functioneert maar schaalbaar is.
De eerste stap bij het kiezen van bedrijfsprocessoftware zou de gemakkelijkste moeten zijn, maar het tegenovergestelde is vaak waar. Ondernemingen vormen normaal gesproken besluitvormende teams met medewerkers van alle afdelingen van het bedrijf, en deze werknemers moeten de processen begrijpen die belangrijk zijn voor de onderneming. De realiteit is dat personen van verschillende afdelingen vaak tegenstrijdige opvattingen hebben over wat wel en geen belangrijk proces is, dus het is vaak verstandig om een externe consultant in te schakelen die bekend is met bedrijfsprocessoftware om dit deel van het besluitvormingsproces te stroomlijnen. Hoewel een externe consultant extra kosten met zich meebrengt, biedt hij of zij ook een onbevooroordeeld beeld van het bedrijf en kan hij items voorstellen die het team over het hoofd kan zien. Dit kan op de lange termijn geld besparen door te voorkomen dat upgrades voor het systeem nodig zijn, wat duurder kan zijn na aankoop van het softwarepakket voor bedrijfsprocessen.
Nadat het team zijn lijst met processen heeft, zou het een lijst met hulpmiddelen moeten vormen die passen bij de behoeften van de gebruikers en de IT-afdeling in een softwarepakket voor bedrijfsprocessen. Dit moet sociale componenten voor teamsamenwerking omvatten, waaronder instant messaging, wiki's en blogs. Teams voor bedrijfsprocesbeheer hebben aangepaste ruimtes nodig om samen te werken en moeten nieuwe teamdeelnemers kunnen toevoegen zonder de IT-afdeling te raadplegen. Bovendien moeten bedrijfsprocessen gemakkelijk te documenteren zijn door het gebruik van beeld-, document- en archiefbeheer, evenals webtracking en bedrijfsprocesbewaking.
Wanneer het team zijn lijst met processen en tools heeft voltooid, stelt de IT-afdeling de lijst met vereisten voor de bedrijfsprocessoftware op. De IT-afdeling moet in staat zijn snel nieuwe modules toe te voegen en uit te voeren wanneer dat nodig is, evenals bestaande bedrijfsprocessen bewaken en wijzigen. Naarmate nieuwe bedrijfsprocessen worden ontwikkeld, moet de IT-afdeling deze snel kunnen implementeren met weinig tot geen downtime. De bedrijfsprocesserver moet goed integreren met het bestaande netwerk en applicatieplatforms. Ten slotte moet de IT-afdeling zoeken naar betrouwbaarheid en schaalbaarheid, met minder netwerkgebruik.
Als de beslissing correct wordt genomen, zal de door u gekozen bedrijfsprocessoftware een samenstelling zijn van alle missiekritieke elementen en zoveel mogelijk 'wensen'. Om deze combinatie te waarborgen, is het belangrijk om alle afdelingen, met name de IT-afdeling, te betrekken en de behoeften van alle afdelingen te respecteren. Een externe consultant kan dit eenvoudiger maken en iedereen eerlijk houden. Het gekozen product moet een gemakkelijk te gebruiken product zijn dat de onderneming efficiënter en daarmee winstgevender maakt.