Wie wähle ich die beste Geschäftsprozesssoftware aus?
Geschäftsprozesssoftware ermöglicht es dem Unternehmen, Benutzer einfacher in das Management kritischer Geschäftsprozesse einzubeziehen, und ermöglicht die Optimierung von Geschäftsprozessen. Bei der Auswahl eines Geschäftsprozess-Softwarepakets ist es wichtig, ein Produkt auszuwählen, das die Neugestaltung von Geschäftsprozessen verbessert und gleichzeitig vorhandene Prozesse rationalisiert. Um die richtige Auswahl treffen zu können, müssen Sie zunächst die Prozesse berücksichtigen, die für das Unternehmen wichtig sind. Betrachten Sie als nächstes Produkte, die das benutzerfreundlichste Design verwenden, und berücksichtigen Sie dabei die Teamatmosphäre der meisten modernen Unternehmen. Schließlich ist es wichtig, dass die IT-Abteilung einbezogen wird, um ein Produkt auszuwählen, das nahtlos in die vorhandene Architektur passt, aber skalierbar ist.
Der erste Schritt bei der Auswahl von Geschäftsprozesssoftware sollte der einfachste sein, aber das Gegenteil ist häufig der Fall. Unternehmen bilden normalerweise Entscheidungsteams aus Mitarbeitern aller Abteilungen des Unternehmens, und diese Mitarbeiter sollten die für das Unternehmen wichtigen Prozesse verstehen. Die Realität ist, dass Personen aus verschiedenen Abteilungen häufig widersprüchliche Ansichten darüber haben, was ein wichtiger Prozess ist und was nicht. Daher ist es oft ratsam, einen externen Berater hinzuzuziehen, der mit Geschäftsprozesssoftware vertraut ist, um diesen Teil des Entscheidungsprozesses zu optimieren. Ein externer Berater erhöht zwar die Kosten, bietet jedoch auch einen unvoreingenommenen Blick auf das Unternehmen und schlägt möglicherweise Elemente vor, die das Team möglicherweise übersieht. Dies kann langfristig Geld sparen, da keine Upgrades des Systems erforderlich sind, die nach dem Kauf des Geschäftsprozess-Softwarepakets teurer werden können.
Nachdem das Team die Liste der Prozesse erstellt hat, sollte es eine Liste der Tools erstellen, die den Anforderungen der Benutzer und der IT-Abteilung in einem Geschäftsprozess-Softwarepaket entsprechen. Dies sollte soziale Komponenten für die Teamzusammenarbeit einschließen, einschließlich Instant Messaging, Wikis und Blogs. Geschäftsprozessmanagementteams benötigen angepasste Bereiche für die Zusammenarbeit und sollten in der Lage sein, neue Teamteilnehmer hinzuzufügen, ohne die IT-Abteilung zu konsultieren. Darüber hinaus sollten Geschäftsprozesse durch die Verwendung von Bild-, Dokument- und Datensatzverwaltung sowie Web-Tracking und Überwachung von Geschäftsprozessen leicht zu dokumentieren sein.
Wenn das Team die Liste der Prozesse und Tools fertiggestellt hat, erstellt die IT-Abteilung eine Liste der Anforderungen für die Geschäftsprozesssoftware. Die IT-Abteilung sollte in der Lage sein, neue Module bei Bedarf schnell hinzuzufügen und auszuführen sowie vorhandene Geschäftsprozesse zu überwachen und zu ändern. Wenn neue Geschäftsprozesse entwickelt werden, sollte die IT-Abteilung in der Lage sein, diese schnell und ohne Ausfallzeiten umzusetzen. Der Business Process Server muss sich gut in die vorhandenen Netzwerk- und Anwendungsplattformen integrieren lassen. Schließlich sollte die IT-Abteilung auf Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit bei reduzierter Netzwerknutzung achten.
Wenn die Entscheidung richtig getroffen wird, setzt sich die von Ihnen ausgewählte Geschäftsprozesssoftware aus allen geschäftskritischen Elementen und so vielen „Wünschen“ wie möglich zusammen. Um diese Mischung sicherzustellen, ist es wichtig, alle Abteilungen, insbesondere die IT-Abteilung, einzubeziehen und die Bedürfnisse aller Abteilungen zu berücksichtigen. Ein externer Berater kann dies einfacher machen und alle ehrlich halten. Das ausgewählte Produkt sollte einfach zu handhaben sein und das Unternehmen effizienter und damit rentabler machen.