Hvordan velger jeg den beste forretningsprosessprogramvaren?

Programvare for forretningsprosesser gjør det mulig for bedriften å engasjere brukere lettere i styringen av kritiske forretningsprosesser og muliggjør optimaliseringen av forretningsprosessene. Når du velger en forretningsprosess-programvarepakke, er det viktig å velge et produkt som kan forbedre omprosessens prosjektering mens du strømlinjer eksisterende prosesser. For å gjøre valget riktig, må du først vurdere prosessene som er viktige for bedriften. Deretter bør du vurdere produkter som bruker det mest brukervennlige designet, og husk teamatmosfæren som finnes i de fleste moderne selskaper. Til slutt er det viktig å ha involvering fra IT-avdelingen for å velge et produkt som fungerer sømløst med den eksisterende arkitekturen, men som kan skaleres.

Det første trinnet i å velge forretningsprosessprogramvare bør være det enkleste, men det motsatte er ofte sant. Foretak oppretter normalt beslutningsgrupper som bruker ansatte fra alle avdelinger i selskapet, og disse ansatte skal forstå prosessene som er viktige for bedriften. Realiteten er at enkeltpersoner fra forskjellige avdelinger ofte har motstridende syn på hva som er og ikke er en viktig prosess, så det er ofte lurt å inkludere en ekstern konsulent som er kjent med forretningsprosessprogramvare for å effektivisere denne delen av beslutningsprosessen. Selv om en ekstern konsulent tilfører kostnader, vil han eller hun også tilby et objektivt syn på selskapet og kan foreslå ting som teamet kan overse. Dette kan spare penger på lang sikt ved å forhindre behov for oppgraderinger til systemet, noe som kan bli dyrere etter kjøp av forretningsprosessprogramvarepakken.

Etter at teamet har sin liste over prosesser, bør det danne en liste over verktøy for å passe kravene til brukerne og IT-avdelingen i en forretningsprosess-programvarepakke. Dette bør omfatte sosiale komponenter for teamsamarbeid, inkludert direktemeldinger, wikier og blogger. Forretningsprosesslederteam vil trenge tilpassede mellomrom der de kan samarbeide og bør kunne legge til nye teamdeltakere med lite eller ingen behov for å konsultere IT-avdelingen. I tillegg skal forretningsprosesser være enkle å dokumentere, ved bruk av administrasjon av bilder, dokumenter og poster, samt websporing og overvåkning av forretningsprosesser.

Når teamet har fullført listen over prosesser og verktøy, vil IT-avdelingen danne en liste over krav til forretningsprosessprogramvaren. IT-avdelingen skal kunne raskt legge til og utføre nye moduler ved behov, samt overvåke og endre eksisterende forretningsprosesser. Etter hvert som nye forretningsprosesser utvikles, bør IT-avdelingen kunne implementere dem raskt med liten eller ingen driftsstans. Forretningsprosesserveren må integreres godt med de eksisterende nettverks- og applikasjonsplattformene. Til slutt bør IT-avdelingen se etter pålitelighet og skalerbarhet, med redusert nettverksbruk.

Hvis avgjørelsen tas riktig, vil forretningsprosessprogramvaren du velger være en sammensatt av alle oppgavekritiske elementer og så mange “ønsker” som mulig. For å sikre denne blandingen er det viktig å involvere alle avdelinger, spesielt IT-avdelingen, og respektere behovene til alle avdelinger. En ekstern konsulent kan gjøre dette lettere og holde alle ærlige. Produktet som velges skal være et brukervennlig produkt som vil gjøre bedriften mer effektiv og derved mer lønnsom.