Hur väljer jag den bästa mjukvaran för affärsprocesser?

Affärsprocessprogramvara gör det möjligt för företaget att engagera användare lättare i hanteringen av kritiska affärsprocesser och möjliggör optimering av affärsprocesser. När du väljer ett mjukvarupaket för affärsprocesser är det viktigt att välja en produkt som kan förbättra omarbetningen av affärsprocesserna samtidigt som befintliga processer rationaliseras. För att göra valet korrekt måste du först ta hänsyn till de processer som är viktiga för företaget. Tänk därefter på produkter som använder den mest användarvänliga designen och tänk på teamatmosfären hos de flesta moderna företag. Slutligen är det viktigt att involvera IT-avdelningen för att välja en produkt som fungerar sömlöst med den befintliga arkitekturen men som är skalbar.

Det första steget i att välja mjukvara för affärsprocesser bör vara det enklaste, men det motsatta är ofta sant. Företag skapar normalt beslutsteam som använder anställda från alla företagets avdelningar, och dessa anställda bör förstå de processer som är viktiga för företaget. Verkligheten är att individer från olika avdelningar ofta har motstridiga åsikter om vad som är och inte är en viktig process, så det är ofta klokt att inkludera en extern konsult som är bekant med affärsprocessprogramvara för att effektivisera denna del av beslutsprocessen. Även om en extern konsult lägger till kostnad, kommer han eller hon också att erbjuda en opartisk bild av företaget och kan föreslå saker som teamet kan förbise. Detta kan spara pengar på lång sikt genom att förhindra behovet av uppgraderingar av systemet, vilket kan bli dyrare efter köp av mjukvarupaketet för affärsprocesser.

När teamet har sin lista över processer bör det bilda en lista med verktyg som passar användarnas och IT-avdelningens krav i ett mjukvarupaket för affärsprocesser. Detta bör inkludera sociala komponenter för teamsamarbete, inklusive snabbmeddelanden, wikier och bloggar. Affärsprocesshanteringsteam kommer att behöva anpassade utrymmen för att samarbeta och bör kunna lägga till nya teamdeltagare med lite eller inget behov av att konsultera IT-avdelningen. Dessutom bör affärsprocesser vara enkla att dokumentera genom användning av bild-, dokument- och registeradministration, samt webbspårning och övervakning av affärsprocesser.

När teamet har slutfört sin lista över processer och verktyg kommer IT-avdelningen att bilda sin lista med krav för affärsprocessprogramvaran. IT-avdelningen bör snabbt kunna lägga till och köra nya moduler vid behov, samt övervaka och ändra befintliga affärsprocesser. När nya affärsprocesser utvecklas, bör IT-avdelningen kunna implementera dem snabbt med liten eller ingen driftstopp. Affärsprocessservern måste integreras väl med befintliga nätverks- och applikationsplattformar. Slutligen bör IT-avdelningen leta efter pålitlighet och skalbarhet, med minskad nätverksanvändning.

Om beslutet fattas korrekt kommer affärsprocessprogramvaran du väljer att vara en sammansättning av alla uppdragskritiska element och så många "vill" som möjligt. För att säkerställa denna blandning är det viktigt att involvera alla avdelningar, särskilt IT-avdelningen, och respektera behoven hos alla avdelningar. En extern konsult kan göra det lättare och hålla alla ärliga. Den valda produkten bör vara en lättanvänd produkt som gör företaget mer effektivt och därmed mer lönsamt.