Come faccio a scegliere il miglior software di processo aziendale?
Il software dei processi aziendali consente all'azienda di coinvolgere gli utenti più facilmente nella gestione dei processi aziendali critici e consente l'ottimizzazione dei processi aziendali. Nella scelta di un pacchetto software per processi aziendali, è importante selezionare un prodotto in grado di migliorare la riprogettazione dei processi aziendali ottimizzando i processi esistenti. Per effettuare correttamente la scelta, è innanzitutto necessario considerare i processi importanti per l'azienda. Successivamente, prendi in considerazione i prodotti che utilizzano il design più intuitivo, tenendo presente l'atmosfera di squadra che si trova nella maggior parte delle aziende moderne. Infine, è fondamentale coinvolgere il reparto IT (Information Technology) per selezionare un prodotto che funzioni perfettamente con l'architettura esistente ma è scalabile.
Il primo passo nella scelta del software di processo aziendale dovrebbe essere il più semplice, ma spesso è vero il contrario. Le aziende normalmente creano team decisionali utilizzando dipendenti di tutti i dipartimenti dell'azienda e questi dipendenti dovrebbero comprendere i processi importanti per l'azienda. La realtà è che individui di diversi dipartimenti spesso hanno opinioni contrastanti su ciò che è e non è un processo importante, quindi è spesso saggio includere un consulente esterno che abbia familiarità con il software dei processi aziendali per aiutare a semplificare questa parte del processo decisionale. Sebbene un consulente esterno aumenti i costi, offrirà anche una visione imparziale dell'azienda e potrebbe suggerire elementi che il team potrebbe trascurare. Ciò può far risparmiare denaro a lungo termine impedendo la necessità di aggiornamenti del sistema, che può essere più costoso dopo l'acquisto del pacchetto software dei processi aziendali.
Dopo che il team ha il suo elenco di processi, dovrebbe formare un elenco di strumenti per soddisfare i requisiti degli utenti e del reparto IT in un pacchetto software di processi aziendali. Ciò dovrebbe includere componenti social per la collaborazione in team, inclusi messaggistica istantanea, wiki e blog. I team di gestione dei processi aziendali avranno bisogno di spazi personalizzati in cui collaborare e dovrebbero essere in grado di aggiungere nuovi partecipanti ai team con poca o nessuna necessità di consultare il reparto IT. Inoltre, i processi aziendali dovrebbero essere facili da documentare, attraverso l'uso di immagini, documenti e amministrazione dei registri, nonché il monitoraggio web e il monitoraggio dei processi aziendali.
Quando il team ha completato l'elenco dei processi e degli strumenti, il reparto IT formerà l'elenco dei requisiti per il software dei processi aziendali. Il reparto IT dovrebbe essere in grado di aggiungere ed eseguire rapidamente nuovi moduli quando necessario, nonché di monitorare e modificare i processi aziendali esistenti. Man mano che vengono sviluppati nuovi processi aziendali, il reparto IT dovrebbe essere in grado di implementarli rapidamente con tempi di fermo minimi o nulli. Il server dei processi aziendali deve integrarsi bene con la rete esistente e le piattaforme applicative. Infine, il reparto IT dovrebbe cercare affidabilità e scalabilità, con un uso ridotto della rete.
Se la decisione viene presa correttamente, il software di processo aziendale scelto sarà un composto di tutti gli elementi mission-critical e il maggior numero di "desideri" possibili. Per garantire questa combinazione, è importante coinvolgere tutti i dipartimenti, in particolare il reparto IT, e rispettare le esigenze di tutti i dipartimenti. Un consulente esterno può semplificarlo, mantenendo tutti onesti. Il prodotto scelto dovrebbe essere un prodotto di facile utilizzo che renderà l'impresa più efficiente e quindi più redditizia.