Como escolho o melhor software de processo de negócios?
O software de processo de negócios permite que a empresa envolva os usuários com mais facilidade no gerenciamento de processos críticos de negócios e permite a otimização de processos de negócios. Ao escolher um pacote de software de processos de negócios, é importante selecionar um produto que possa melhorar o redesenho do processo de negócios enquanto simplifica os processos existentes. Para fazer a escolha corretamente, você primeiro precisará considerar os processos importantes para a empresa. Em seguida, considere produtos que empregam o design mais amigável, tendo em mente a atmosfera da equipe encontrada na maioria das empresas modernas. Por fim, é fundamental ter o envolvimento do departamento de tecnologia da informação (TI) para selecionar um produto que funcione perfeitamente com a arquitetura existente, mas é escalável.
O primeiro passo na escolha do software de processo de negócios deve ser o mais fácil, mas o oposto geralmente é verdadeiro. Norma das empresasAlly Crie equipes de tomada de decisão usando funcionários de todos os departamentos da empresa, e esses funcionários devem entender os processos importantes para a empresa. A realidade é que indivíduos de diferentes departamentos geralmente têm visões conflitantes do que é e não é um processo importante; portanto, geralmente é aconselhável incluir um consultor externo familiarizado com o software de processo de negócios para ajudar a otimizar essa parte do processo de tomada de decisão. Embora um consultor externo acrescente custo, ele também oferecerá uma visão imparcial da empresa e pode sugerir itens que a equipe pode ignorar. Isso pode economizar dinheiro a longo prazo, impedindo a necessidade de atualizações para o sistema, o que pode ser mais caro após a compra do pacote de software de processos de negócios.
Depois que a equipe possui sua lista de processos, ela deve formar uma lista de ferramentas para atender aos requisitos dos usuários e do departamento de TI em um pacote de software de processo de negócios. Isso deve incluir componen socialTS para colaboração de equipes, incluindo mensagens instantâneas, wikis e blogs. As equipes de gerenciamento de processos de negócios precisarão de espaços personalizados para colaborar e poderão adicionar novos participantes da equipe com pouca ou nenhuma necessidade de consultar o departamento de TI. Além disso, os processos de negócios devem ser fáceis de documentar, através do uso da administração de imagem, documentos e registros, bem como rastreamento da web e monitoramento de processos de negócios.
Quando a equipe tiver concluído sua lista de processos e ferramentas, o departamento de TI formará sua lista de requisitos para o software de processo de negócios. O departamento de TI deve ser capaz de adicionar e executar rapidamente novos módulos quando necessário, bem como monitorar e alterar os processos de negócios existentes. À medida que novos processos de negócios são desenvolvidos, o departamento de TI deve ser capaz de implementá -los rapidamente com pouco ou nenhum tempo de inatividade. O servidor de processos de negócios precisa se integrar bem às plataformas de rede e aplicativos existentes. Finalmente, o departamento de TIO OTV deve procurar confiabilidade e escalabilidade, com o uso reduzido de rede.
Se a decisão for tomada corretamente, o software de processo de negócios que você escolher será um composto de todos os elementos críticos da missão e o maior número possível de “desejos”. Para garantir essa mistura, é importante envolver todos os departamentos, especialmente o departamento de TI e respeitar as necessidades de todos os departamentos. Um consultor externo pode facilitar isso, mantendo todos honestos. O produto escolhido deve ser um produto fácil de usar que tornará a empresa mais eficiente e, portanto, mais lucrativa.