Como escolho o melhor software de processo de negócios?
O software de processos de negócios permite que a empresa envolva os usuários mais facilmente no gerenciamento de processos críticos de negócios e permite a otimização de processos de negócios. Na escolha de um pacote de software de processo de negócios, é importante selecionar um produto que possa melhorar o redesenho dos processos de negócios enquanto simplifica os processos existentes. Para fazer a escolha corretamente, você primeiro precisará considerar os processos que são importantes para a empresa. Em seguida, considere os produtos que empregam o design mais fácil de usar, tendo em mente a atmosfera de equipe encontrada nas empresas mais modernas. Por fim, é essencial ter o envolvimento do departamento de tecnologia da informação (TI) para selecionar um produto que funcione perfeitamente com a arquitetura existente, mas seja escalável.
O primeiro passo na escolha do software de processo de negócios deve ser o mais fácil, mas o oposto geralmente é verdadeiro. As empresas normalmente criam equipes de tomada de decisão usando funcionários de todos os departamentos da empresa, e esses funcionários devem entender os processos importantes para a empresa. A realidade é que indivíduos de diferentes departamentos costumam ter visões conflitantes sobre o que é e o que não é um processo importante; portanto, é aconselhável incluir um consultor externo familiarizado com o software de processos de negócios para ajudar a simplificar essa parte do processo de tomada de decisão. Embora um consultor externo aumente o custo, ele também oferecerá uma visão imparcial da empresa e poderá sugerir itens que a equipe possa ignorar. Isso pode economizar dinheiro a longo prazo, impedindo a necessidade de atualizações no sistema, que podem ser mais caras após a compra do pacote de software do processo de negócios.
Depois que a equipe tiver sua lista de processos, ela deverá formar uma lista de ferramentas para atender aos requisitos dos usuários e do departamento de TI em um pacote de software de processos de negócios. Isso deve incluir componentes sociais para colaboração em equipe, incluindo mensagens instantâneas, wikis e blogs. As equipes de gerenciamento de processos de negócios precisarão de espaços personalizados para colaborar e deverão poder adicionar novos participantes à equipe, com pouca ou nenhuma necessidade de consultar o departamento de TI. Além disso, os processos de negócios devem ser fáceis de documentar, através do uso de imagens, documentos e administração de registros, além de rastreamento na Web e monitoramento de processos de negócios.
Quando a equipe concluir sua lista de processos e ferramentas, o departamento de TI formará sua lista de requisitos para o software de processos de negócios. O departamento de TI deve poder adicionar e executar rapidamente novos módulos quando necessário, além de monitorar e alterar os processos de negócios existentes. À medida que novos processos de negócios são desenvolvidos, o departamento de TI deve poder implementá-los rapidamente, com pouco ou nenhum tempo de inatividade. O servidor de processos de negócios precisa se integrar bem à rede e às plataformas de aplicativos existentes. Por fim, o departamento de TI deve procurar confiabilidade e escalabilidade, com uso de rede reduzido.
Se a decisão for tomada corretamente, o software de processo de negócios que você escolher será um composto de todos os elementos críticos e o maior número possível de "desejos". Para garantir essa combinação, é importante envolver todos os departamentos, especialmente o departamento de TI, e respeitar as necessidades de todos os departamentos. Um consultor externo pode facilitar isso, mantendo todos honestos. O produto escolhido deve ser um produto fácil de usar que tornará a empresa mais eficiente e, portanto, mais lucrativa.