Jak si mohu vybrat nejlepší software pro obchodní procesy?
Software podnikových procesů umožňuje podniku snadnější zapojení uživatelů do správy kritických obchodních procesů a umožňuje optimalizaci podnikových procesů. Při výběru softwarového balíčku pro obchodní procesy je důležité vybrat produkt, který může vylepšit redesign obchodních procesů a současně zefektivnit stávající procesy. Pro správné rozhodnutí musíte nejprve zvážit procesy, které jsou pro podnik důležité. Dále zvažte produkty, které využívají design, který je uživatelsky nejpříjemnější, a mějte na paměti týmovou atmosféru, která se nachází u nejmodernějších společností. A konečně je nezbytné zapojit oddělení informačních technologií (IT) pro výběr produktu, který hladce funguje s existující architekturou, ale je škálovatelný.
Prvním krokem při výběru softwaru pro obchodní procesy by mělo být to nejjednodušší, ale opak je často pravdou. Podniky obvykle vytvářejí týmy s rozhodovacími pravomocemi, které používají zaměstnance ze všech oddělení společnosti, a tito zaměstnanci by měli rozumět procesům důležitým pro podnik. Skutečností je, že jednotlivci z různých oddělení často zastávají protichůdné názory na to, co je a není důležitým procesem, takže je často moudré zahrnout externího konzultanta, který je obeznámen se softwarem podnikových procesů, aby pomohl zefektivnit tuto část rozhodovacího procesu. Ačkoli externí konzultant zvyšuje náklady, nabídne také nezaujatý pohled na společnost a může navrhnout položky, které tým může přehlédnout. To může v dlouhodobém horizontu ušetřit peníze tím, že zabrání potřebě upgradů na systém, což může být dražší po zakoupení softwarového balíčku pro obchodní procesy.
Poté, co tým má seznam procesů, měl by vytvořit seznam nástrojů, které odpovídají požadavkům uživatelů a IT oddělení v softwarovém balíčku podnikových procesů. To by mělo zahrnovat sociální komponenty pro týmovou spolupráci, včetně okamžitých zpráv, wiki a blogů. Týmy pro řízení obchodních procesů budou potřebovat přizpůsobené prostory, ve kterých budou spolupracovat, a měly by být schopny přidat nové účastníky týmu s malou nebo žádnou potřebou konzultovat oddělení IT. Kromě toho by obchodní procesy měly být snadno dokumentovatelné, a to pomocí správy obrázků, dokumentů a záznamů, stejně jako sledování webů a sledování obchodních procesů.
Jakmile tým dokončí svůj seznam procesů a nástrojů, IT oddělení vytvoří svůj seznam požadavků na software podnikových procesů. IT oddělení by mělo být v případě potřeby schopno rychle přidávat a spouštět nové moduly a sledovat a měnit stávající obchodní procesy. Jak se vyvíjejí nové obchodní procesy, IT oddělení by mělo být schopno je rychle implementovat s malými a žádnými prostoji. Server podnikových procesů se musí dobře integrovat do stávajících síťových a aplikačních platforem. Nakonec by oddělení IT mělo hledat spolehlivost a škálovatelnost se sníženým využitím sítě.
Pokud je rozhodnutí učiněno správně, software podnikového procesu, který vyberete, bude složen ze všech prvků důležitých pro misi a co nejvíce „chce“. Pro zajištění této směsi je důležité zapojit všechna oddělení, zejména oddělení IT, a respektovat potřeby všech oddělení. Externí konzultant to může usnadnit a udržet každého čestného. Zvolený produkt by měl být snadno použitelný produkt, díky němuž bude podnik efektivnější, a tím i ziskovější.