Hoe kies ik het beste klantrelatiebeheersysteem?
Een klantrelatiebeheersysteem is een geautomatiseerd systeem dat speciaal is ontworpen om klantcontacten en -informatie te helpen beheren. Om het beste systeem voor uw bedrijf te kiezen, moet u uw behoeften en mogelijkheden analyseren en potentiële opties beoordelen op basis van de resultaten. Belangrijke factoren waarmee rekening moet worden gehouden, zijn de gewenste functionaliteit, het type IT-hardware en -software dat u momenteel gebruikt, de grootte van uw bedrijf, de complexiteit van de werking van het programma en de kosten.
Het eerste dat u moet bepalen, is wat u precies wilt dat uw klantrelatiebeheersysteem doet. Verschillende systemen bieden verschillende functionaliteiten. Sommigen houden alleen contactinformatie bij, zoals adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en namen van contactpersonen. Anderen zorgen voor complexere functies zoals het volgen van offertes en verkopen en het classificeren van klanten op type. Sommige systemen werken samen met uw e-mailsysteem, waardoor u automatische elektronische meldingen kunt genereren en e-mailcommunicatie zoals nieuwsbrieven kunt verzenden.
U moet ook uw bestaande IT-structuur overwegen om ervoor te zorgen dat deze werkt met het klantrelatiebeheersysteem dat u overweegt. Overwegingen zijn onder andere systeemsnelheden, besturingssysteemcompatibiliteit en hardwarecompatibiliteit. Als u functies zoals e-mailgeneratie of het importeren van verkoopgegevens wilt gebruiken, moet u er ook voor zorgen dat u een klantrelatiebeheersysteem kiest dat kan werken met uw bestaande boekhoud- en e-mailsoftware.
De grootte van uw bedrijf kan ook invloed hebben op uw systeemkeuze. Dit omvat niet alleen uw verkoopvolume, maar ook het aantal gebruikers waarvoor u licenties moet kopen. Bij het evalueren van deze factor wilt u zeker zijn dat u rekening houdt met zowel uw bestaande omstandigheden als de verwachte groei.
Sommige systemen voor klantrelatiebeheer zijn gebruiksvriendelijker dan andere. Als u iemand hebt die technisch onderlegd is om het systeem te bedienen, gegevens in te voeren en rapporten uit te voeren, kunt u wellicht kiezen voor een complexer systeem. Als u echter wilt dat algemene gebruikers deze functies kunnen uitvoeren, moet u ervoor zorgen dat het systeem zo eenvoudig mogelijk te bedienen is. In elk geval wilt u weten welk type technische ondersteuning beschikbaar is en wat dergelijke ondersteuning u kost.
De kosten variëren drastisch van het ene klantrelatiebeheersysteem naar het andere. De prijs is vaak gebaseerd op het type beschikbare functies en het aantal aangeschafte gebruikerslicenties. Mogelijk moet u ook andere factoren evalueren, zoals de kosten van technische ondersteuning en extra software of hardware die u nodig hebt om het systeem voor u te laten werken.