Hoe kies ik de beste gratis software voor taakbeheer?
Individuen, professionals en teams noteren en correleren taken met behulp van gratis taakbeheersoftware. Hoewel de meeste gratis taakbeheersoftware vergelijkbare functies bevat, zijn enkele functies belangrijker bij het zoeken naar het juiste programma om te downloaden. De mogelijkheid om taken te prioriteren, die eenvoudig lijken, is erg belangrijk en is mogelijk niet in alle gratis programma's beschikbaar. Het totale aantal taken dat in één keer kan worden vastgelegd, kan de keuze maken tussen kleine en grote taakbeheersoftware. Projectrapporten kunnen maken en informatie naar andere programma's kunnen exporteren is ook een zegen voor professionals en teams die constant verschillende projecten moeten voltooien.
Prioriteit geven aan taken is een softwarefunctie die de meeste gebruikers als vanzelfsprekend beschouwen, want het enige wat het echt doet, is de kleur van een taak wijzigen, een notitie bij de taak schrijven of de taken in hiërarchische volgorde plaatsen van meest naar minst belangrijk. Wanneer projecten of dagelijkse taken moeten worden voltooid, kan het stellen van prioriteiten hieraan de gebruiker helpen zijn of haar dag rond de taken te plannen en zal de gebruiker weten wat er onmiddellijk moet worden gedaan. Dit is een basisfunctie en de meeste gratis taakbeheersoftware zal deze bevatten, maar sommige bieden deze functie alleen aan in betaalde versies van het programma.
De meest voorkomende klant voor gratis taakbeheersoftware is een drukbezet persoon die veel taken moet plannen en coördineren. Dit betekent dat het totale aantal taken dat in één keer in de taakbeheersoftware kan worden opgeslagen, van groot belang is, vooral voor teams die taken voor meerdere personen moeten coördineren. Hoe meer taken kunnen worden opgeslagen, hoe beter. Sommige programma's kunnen ook lijsten opslaan of taken in boomdiagrammen organiseren, waardoor de gebruiker taken kan organiseren.
Als je naar een groot project kijkt, kan het voor een persoon moeilijk zijn om van dichtbij te weten dat hij of zij het project komt afronden. Rapportagefuncties in gratis taakbeheersoftware genereren rapporten op basis van het aantal voltooide taken en hoe lang het heeft geduurd om de taken te voltooien. Met geavanceerde rapportagefuncties kunnen gebruikers meer factoren aan het rapport toevoegen, waardoor het nauwkeurig is.
Door de taken naar een ander programma te exporteren, zoals een spreadsheet of kalenderprogramma, kunnen gebruikers verschillende functies op de taken uitvoeren. Dit stelt de gebruiker ook in staat om taken te archiveren, indien nodig. Exporteren naar mobiele apparaten zal nuttig zijn, vooral voor gebruikers die zelden op hun plek blijven.