Hoe kies ik de juiste inkoopmethoden?
Inkoopmethoden zijn het proces dat een bedrijf doorloopt om goederen en diensten te kopen. Drie veel voorkomende soorten inkoopmethoden zijn gebruikelijk: directe aankoop of acquisitie, onderhandelingen en concurrerende biedingen. Bedrijven gebruiken vaak één kantoor als inkooppunt en werknemers die in dit kantoor werken, gebruiken een van de methoden om goederen, diensten of banen aan te schaffen onder leiding van het management. Het kiezen van de juiste inkoopmethode is afhankelijk van de benodigde artikelen.
Onder de directe inkoop- of acquisitiemethode zullen bedrijven meestal een inkooporder indienen om artikelen van een leverancier aan te vragen. Veel bedrijven kopen regelmatig bij leveranciers; om kosten te beheersen, maken inkooporders met de juiste autorisatie dit mogelijk. Een werknemer schrijft een inkooporder met de verkoper, het aantal artikelen, de beschrijving, de prijs en andere relevante informatie. Een manager zal meestal de bestelling goedkeuren of afkeuren en deze terugsturen naar de werknemer. Directe aanschafmethoden kunnen meerdere variaties hebben op basis van de behoeften van het bedrijf en de operationele omgeving en zijn een van de meest gebruikte aanschafmethoden.
Onderhandelen als een inkoopmethode werkt het beste voor grote aankopen, zoals apparatuur, grond of gebouwen. Bedrijven zullen tijdens het proces onderhandelen nodig hebben om de kosten van de activa zoveel mogelijk te verlagen. Inkoopmethoden die onderhandelen vereisen vaak andere competenties van het inkoopbureau. De inkoopdirecteur moet de mogelijkheid hebben om openlijk met andere partijen te praten, directe verzoeken in te dienen bij het zoeken naar specifieke actie voor deals en om te weten hoe en wanneer hij weg moet lopen van deals. Hoewel deze competenties bij een werknemer gemakkelijk te vinden lijken, kunnen bedrijven verschillende werknemers doorlopen voordat ze de juiste persoon vinden.
Aanbestedingsmethoden kunnen ook onder de categorie concurrerend bieden vallen. Dit proces is meestal specifiek voor specifieke industrieën, zoals de bouw, militaire contracten of andere grote deals waarbij twee of meer bedrijven betrokken zijn. Concurrerende biedingen kunnen stil of open zijn.
In een stil biedingsproces selecteren bedrijven een schriftelijk bod. De verkoper opent alle biedingen in één keer en selecteert de bieding die hij het beste acht voor zijn taak. Open bieden zorgt voor meer discussie tussen de twee bedrijven. Na het uitbrengen van een bod kan elk bedrijf samenkomen en een discussie over het proces voeren. In werkelijkheid wordt dit een hybride van de concurrerende bied- en onderhandelingsmethoden, waarbij beide concessies zullen doen voor de deal.