Jak wybrać odpowiednie metody udzielania zamówień?
Metody zakupów to proces, w którym firma przechodzi na zakup towarów i usług. Wspólne są trzy powszechne metody zamówień: bezpośredni zakup lub przejęcie, negocjacje i konkurencyjne licytowanie. Firmy często wykorzystują jedno biuro jako punkt zaopatrzenia, a pracownicy pracujący w tym biurze będą korzystać z jednej z metod pozyskiwania towarów, usług lub miejsc pracy pod kierunkiem kierownictwa. Wybór właściwej metody zaopatrzenia zależy od potrzebnych pozycji.
W ramach metody bezpośredniego zakupu lub zakupu firmy zwykle składają zamówienie, aby zażądać towarów od dostawcy. Wiele firm dokonuje zakupów od dostawców często; aby kontrolować koszty, umożliwiają to zamówienia z odpowiednią autoryzacją. Pracownik napisze zamówienie z podaniem dostawcy, ilości towarów, opisu, ceny i innych istotnych informacji. Kierownik zazwyczaj albo zatwierdza, albo odrzuca zamówienie i odsyła je do pracownika. Metody bezpośredniego nabycia nabycia mogą mieć wiele wariantów w zależności od potrzeb firmy i środowiska operacyjnego i są jedną z najczęściej stosowanych metod zakupu.
Negocjacje jako metoda zakupów sprawdzają się najlepiej przy dużych zakupach, takich jak sprzęt, grunty lub budynki. Firmy będą wymagać negocjacji w ramach tego procesu, aby jak najbardziej obniżyć koszt aktywów. Metody zamówień, które wymagają negocjacji, często wymagają innych kompetencji niż biuro zamówień. Dyrektor ds. Zakupów potrzebuje możliwości otwartej rozmowy z innymi stronami, składania bezpośrednich próśb o konkretne działania w sprawie transakcji oraz wiedzy, jak i kiedy odejść od umów. Podczas gdy te kompetencje mogą wydawać się łatwe do znalezienia u pracownika, firmy mogą przejść przez kilku różnych pracowników przed znalezieniem właściwej osoby.
Metody udzielania zamówień mogą również należeć do kategorii przetargów konkurencyjnych. Proces ten jest zwykle specyficzny dla określonych branż, takich jak budownictwo, kontrakty wojskowe lub inne duże transakcje z udziałem dwóch lub więcej firm. Oferty konkurencyjne mogą być ciche lub otwarte.
W ramach cichej procedury przetargowej firmy wybiorą ofertę pisemną. Sprzedawca otworzy wszystkie oferty na raz i wybierze tę, którą uznają za najlepszą dla swojej pracy. Otwarte licytowanie pozwala na więcej dyskusji między dwiema firmami. Po złożeniu oferty każda firma może spotkać się i przedyskutować proces. W rzeczywistości przekształca się to w hybrydę konkurencyjnych metod przetargowych i przetargowych, w których każda będzie szukać koncesji na umowę.