Wie wähle ich die richtigen Beschaffungsmethoden aus?

Beschaffungsmethoden sind der Prozess, den ein Unternehmen durchläuft, um Waren und Dienstleistungen einzukaufen. Drei gängige Arten von Beschaffungsmethoden sind üblich: direkter Kauf oder Erwerb, Verhandlungen und Ausschreibungen. Unternehmen nutzen häufig ein Büro als Beschaffungsstelle, und Mitarbeiter, die in diesem Büro arbeiten, verwenden eine der Methoden, um Waren, Dienstleistungen oder Jobs auf Anweisung des Managements zu beschaffen. Die Wahl der richtigen Beschaffungsmethode hängt von den benötigten Artikeln ab.

Bei der direkten Kauf- oder Erwerbsbeschaffungsmethode senden Unternehmen normalerweise eine Bestellung, um Artikel von einem Lieferanten anzufordern. Viele Unternehmen kaufen häufig bei Anbietern ein. Bestellungen mit entsprechender Berechtigung ermöglichen dies, um die Kosten zu kontrollieren. Ein Mitarbeiter erstellt eine Bestellung, in der der Verkäufer, die Anzahl der Artikel, die Beschreibung, der Preis und andere relevante Informationen aufgeführt sind. In der Regel wird ein Manager den Auftrag entweder genehmigen oder ablehnen und ihn an den Mitarbeiter zurücksenden. Beschaffungsmethoden für die direkte Akquisition können je nach den Anforderungen und dem Betriebsumfeld des Unternehmens unterschiedlich sein und gehören zu den am häufigsten verwendeten Beschaffungsmethoden.

Verhandlung als Beschaffungsmethode eignet sich am besten für große Anschaffungen wie Geräte, Grundstücke oder Gebäude. Unternehmen müssen im Rahmen des Prozesses verhandeln, um die Kosten der Vermögenswerte so weit wie möglich zu senken. Verhandlungsbedürftige Beschaffungsmethoden erfordern häufig andere Kompetenzen als das Beschaffungsbüro. Der Einkaufsleiter muss in der Lage sein, offen mit anderen Parteien zu sprechen, direkte Anfragen zu stellen, wenn er bestimmte Maßnahmen in Bezug auf Geschäftsabschlüsse anstrebt, und zu wissen, wie und wann er von Geschäftsabschlüssen Abstand nehmen muss. Während diese Kompetenzen bei einem Mitarbeiter leicht zu finden zu sein scheinen, durchlaufen Unternehmen möglicherweise mehrere verschiedene Mitarbeiter, bevor sie die richtige Person finden.

Beschaffungsmethoden können auch unter die Kategorie der Ausschreibungen fallen. Dieser Prozess ist in der Regel speziell auf bestimmte Branchen zugeschnitten, z. B. Bauwesen, Militärverträge oder andere große Geschäfte, an denen zwei oder mehr Unternehmen beteiligt sind. Wettbewerbsangebote können stumm oder offen sein.

Im Rahmen eines stillen Bieterverfahrens wählen Unternehmen ein schriftliches Gebot aus. Der Anbieter öffnet alle Angebote auf einmal für sich und wählt das Angebot aus, das er für seinen Job für am besten hält. Offenes Bieten ermöglicht mehr Diskussion zwischen den beiden Unternehmen. Nach Abgabe eines Angebots kann jedes Unternehmen zusammenkommen und eine Diskussion über den Prozess führen. In der Realität wird dies zu einer Mischung aus wettbewerbsorientierten Ausschreibungs- und Verhandlungsmethoden, bei denen jeder eine Konzession für das Geschäft anstrebt.