Hvordan velger jeg riktige anskaffelsesmetoder?
Anskaffelsesmetoder er prosessen et selskap gjennomgår for å kjøpe varer og tjenester. Tre vanlige typer anskaffelsesmetoder er vanlige: direkte kjøp eller anskaffelse, forhandlinger og konkurrerende budgivning. Bedrifter vil ofte bruke ett kontor som anskaffelsespunkt, og ansatte som jobber på dette kontoret vil bruke en av metodene for å anskaffe varer, tjenester eller jobber under instruksjoner fra ledelsen. Valg av riktig anskaffelsesmetode avhenger av varene som trengs.
Under direkte anskaffelses- eller anskaffelsesmetode vil selskaper vanligvis sende inn en innkjøpsordre for å be om varer fra en leverandør. Mange selskaper foretar kjøp fra leverandører ofte. for å kontrollere kostnader, gjør innkjøpsordrer med riktig autorisasjon dette mulig. En ansatt vil skrive opp en innkjøpsordre som viser leverandøren, mengden varer, beskrivelse, pris og annen relevant informasjon. En leder vil vanligvis enten godkjenne eller ikke godkjenne ordren og sende den tilbake til den ansatte. Anskaffelsesmetoder for direkte anskaffelse kan ha flere avvik basert på selskapets behov og driftsmiljø, og er en av de vanligste anskaffelsesmetodene som brukes.
Forhandling som anskaffelsesmetode fungerer best for store innkjøp, for eksempel utstyr, land eller bygninger. Bedrifter vil kreve forhandlinger som en del av prosessen for å senke kostnadene for eiendelene så mye som mulig. Anskaffelsesmetoder som krever forhandling vil ofte trenge ulik kompetanse fra anskaffelseskontoret. Innkjøpsdirektøren trenger muligheten til å snakke åpent med andre parter, komme med direkte forespørsler når de søker spesifikk handling på avtaler, og til å vite hvordan og når de skal gå bort fra avtaler. Selv om disse kompetansene kan virke enkle å finne hos en ansatt, kan selskaper gå gjennom flere forskjellige ansatte før de finner riktig person.
Anskaffelsesmetoder kan også falle under kategorien konkurransedyktig budgivning. Denne prosessen er vanligvis spesiell for spesifikke bransjer, for eksempel bygg, militære kontrakter eller andre store avtaler som involverer to eller flere selskaper. Konkurransedyktige bud kan være stille eller åpne.
Under en stille anbudsprosess vil selskaper velge et skriftlig bud. Leverandøren vil åpne alle bud på egenhånd samtidig og velge det de anser best for jobben sin. Åpent budgivning gir mulighet for mer diskusjon mellom de to selskapene. Etter å ha lagt inn et bud, kan hvert selskap komme sammen og diskutere prosessen. I realiteten blir dette til en hybrid av konkurrerende anbudsmetoder og anbudsmetoder, der hver vil søke konsesjon for avtalen.