Hoe dien ik klachten in bij het Better Business Bureau®?
Het Better Business Bureau® (BBB®) is een in de VS gevestigd, nationaal privaat bedrijf dat bestaat uit kleinere lokale verenigingen met als doel het bijhouden van dossiers over de reputatie van bedrijven en het helpen om klantgeschillen te verzoenen met aangesloten bedrijven. De organisatie verontschuldigt zich specifiek voor bepaalde kwesties, waaronder klachten van werknemers, beschuldigingen van discriminatie of kwesties die mogelijk verband houden met rechtszaken en juridische of medische wanpraktijken. Bijna elke kleine stad of provincie heeft een Better Business Bureau® en sommige grote stedelijke gebieden hebben er meerdere. Klachten bij het Better Business Bureau® zijn eenvoudig te maken. Een klant kan zijn lokale BBB® bellen om de klacht in te dienen, een brief schrijven aan zowel de lokale als de nationale kantoren of online een klacht indienen via de nationale website van de organisatie.
Telefonische klachten bij het Better Business Bureau® initiëren alleen het klachtenproces bij de meeste verenigingen. BBB®-kantoren sturen een papieren klachtenformulier naar de klant voor het verzamelen van de claimdetails voordat het geschillenbeslechtingsproces met het betreffende bedrijf wordt gestart. Het claimformulier kan vervolgens per post of fax worden teruggestuurd naar het Better Business Bureau®-kantoor. Informatie die tijdens het initiële telefoonrapportageproces kan worden verzameld, kan de namen en telefoonnummers van de BBB®-vertegenwoordigers omvatten, of het bedrijf een goed lid is van de plaatselijke gemeenschapsvereniging en of andere soortgelijke of recente klachten zijn ingediend tegen de bedrijf.
Brieven met problemen van klanten zijn een andere manier om klachten door te geven aan het Better Business Bureau® en worden vaak serieuzer genomen dan telefoontjes. Klachtencorrespondentie moet de details van de klacht van de klant zo duidelijk mogelijk toelichten en een specifieke actie van de kant van het bedrijf vragen om het geschil te beslechten. Brieven kunnen per post of fax naar het BBB®-kantoor worden verzonden en het kan ook nuttig zijn om een kopie van deze brief te 'ccen' of 'te kopiëren' naar het bedrijf waarmee de klant een geschil heeft. Een voordeel van het schrijven van een formele klachtenbrief is dat de klant een kopie heeft van zijn klacht en zijn acties.
De eenvoudigste manier om klachten in te dienen bij het Better Business Bureau® is online via hun nationale website. De online methode leidt een klant stap voor stap door een formulier in te vullen dat de aard van de klacht, het specifieke bedrijf in kwestie, de contactgegevens van de klant en de details van de klacht zelf bevat. De klagende klant moet een kopie maken van het definitieve klachtenformulier en aantekeningen over de datum waarop de klacht online bij het bureau is ingediend.