Hur arkiverar jag klagomål till Better Business Bureau®?
The Better Business Bureau® (BBB®) är ett USA-baserat, nationellt privat företag som består av mindre lokala föreningar med de angivna syftena att upprätthålla filer om företagens rykte och hjälpa till att förena kundtvister med medlemsföretag. Organisationen ursäktar sig specifikt från vissa frågor, inklusive anställdas klagomål, anklagelser om diskriminering eller sådana som eventuellt är relaterade till stämningar och juridisk eller medicinsk felbehandling. Nästan varje liten stad eller län har ett Better Business Bureau® och några stora storstadsområden har flera. Klagomål till Better Business Bureau® görs enkelt. En kund kan ringa sin lokala BBB® för att inleda klagomålet, skriva ett brev riktat till både lokala och nationella kontor eller lämna ett klagomål online via organisationens nationella webbplats.
Telefonklagomål till Better Business Bureau® initierar endast klagomålsprocessen hos de flesta av föreningarna. BBB®-kontor skickar ett pappersanmälningsformulär till kunden för insamling av ansökningsuppgifterna innan tvistlösningsprocessen påbörjas i det aktuella företaget. Fordringsformuläret kan sedan returneras till Better Business Bureau®-kontoret via mail eller fax. Information som kan samlas in under den inledande telefonrapportprocessen kan innehålla BBB®-företrädarnas namn och telefonnummer, om verksamheten är medlem i god status hos lokalföreningen och om andra liknande eller nyligen klagomål har gjorts mot företag.
Brev som beskriver kundfrågor är ett annat sätt att kommunicera klagomål till Better Business Bureau® och tas ofta mer allvarligt än telefonsamtal. Klagekorrespondens bör förklara så tydligt som möjligt detaljerna i kundens klagomål och begära en specifik åtgärd från företagets sida för att tillfredsställa tvisten. Brev kan skickas eller faxas till BBB®-kontoret och det kan också vara till hjälp att "kopia" eller "kolkopia" en kopia av detta brev till det företag som kunden har tvist om. En fördel med att skriva ett formellt klagomål är att kunden har en kopia som dokumenterar sitt klagomål och hans handlingar.
Det enklaste sättet att klaga till Better Business Bureau® är online via deras nationella webbplats. Online-metoden leder en kund steg för steg genom att fylla i ett formulär som innehåller klagomålens art, den specifika verksamheten i tvist, kundens kontaktinformation och detaljerna om klagomålet i sig. Den klagande kunden bör göra en kopia av det slutliga klagomålformuläret samt anteckningar om det datum klagomålet gjordes online till byrån.