Vad är projektinitieringsdokumentet?
Ett projektinitieringsdokument (PID), eller projektöversikt, används i projektledningen för att lyfta fram projektets inriktningsplan. Specifika avsnitt av en PID varierar mellan organisationer och projektmetodik. I allmänhet täcker de var och en av nyckelinformation som beskriver projektet, inklusive definitionen, fall, leveranser, begränsningar, risk, medlemmar, kommunikationsplan, projekttolerans och signaturer.
Projektdefinitionen är ett viktigt avsnitt i dokumentationen. Den kommer att beskriva projektets mål, mål och önskade resultat, hur var och en kommer att mätas och omfattningen av arbetet som ska slutföras. Projektinitieringsdokumentet bör tydligt ange vilka funktioner som ska inkluderas och uteslutas.
Ett affärsfall är viktigt för projektet. Det här avsnittet måste klargöra värdet som projektet förväntas leverera till organisationen i gengäld för kostnaden. Om ett projekt inte kan tillhandahålla tillräckliga fördelar för att motivera sina kostnader och ansträngningar kommer det sannolikt inte att finansieras.
Projektleveranser ska dokumenteras. Leveranser kan inkludera programkod eller andra produkter och tjänster som är resultatet av projektet. De kan också innehålla andra dokument, såsom affärskrav, testplaner och utbildningshandböcker.
PID bör lista alla begränsningar som projektet står inför. Begränsningar är externa faktorer som kan påverka projektet men som ligger utanför projektledarens kontroll. Antaganden, såsom en tredjeparts mjukvaruutvecklare som levererar kod, bör också dokumenteras.
Alla projekt har risker. Projektledaren måste identifiera riskerna dokumentera dem med hjälp av ett riskregister eller logg. Riskerna bör övervakas och förebyggas eller minskas när det är möjligt. Projektledaren bör utveckla planer för att hantera de som inte kan förhindras.
En lista över personal och en tidslinje är också viktiga komponenter i ett projektinitieringsdokument. Roller och ansvar bör anges för varje projektmedlem. Avsnittet med projektplanering ger en översikt över tidslinjen för leverans av kritiska delar av arbetet.
En organisation kan inkludera en kommunikationsplan i ett PID. Denna plan kan innehålla olika möten som hålls med teammedlemmar. Det kan också dokumentera förväntad kommunikation till verkställande ledning och till slutanvändare som kan påverkas av projektet.
Många organisationer fastställer projekttoleranser. Toleranserna avser den faktiska mängden arbete och utgifter som projektet har uppstått mot planen. Ett projekt som inte fungerar inom den tillåtna variationen i den planerade tidsramen och budgeten kan vara föremål för ytterligare förvaltningsöversikt. Denna information kan också inkluderas i projektinitieringsdokumentet.
De flesta PID: er har ett område för signaturer. Chefer och chefer måste vanligtvis underteckna dokumentet. Deras underskrift indikerar att de kommer att stödja projektet genom att finansiera eller ägna de anställda till att arbeta med det.