Co je to dokument o zahájení projektu?
Dokument iniciace projektu (PID), nebo krátký projekt, se používá v řízení projektu ke zvýraznění plánu přístupu projektu. Konkrétní části PID se liší v závislosti na organizaci a metodice projektu. Obecně platí, že každá zahrnuje některé klíčové informace, které popisují projekt, včetně definice, případu, výstupů, omezení, rizika, členů, komunikačního plánu, tolerance projektu a podpisů.
Definice projektu je klíčovou částí v dokumentaci. Popisuje cíle, cíle a požadované výstupy projektu, způsob, jakým bude každý měřen, a rozsah práce, která má být dokončena. Dokument o zahájení projektu by měl jasně uvádět funkce, které mají být zahrnuty a vyloučeny.
Obchodní projekt je pro projekt zásadní. Tato část musí objasnit hodnotu, kterou má projekt přinést organizaci za úplatu. Pokud projekt nemůže poskytnout dostatek výhod k ospravedlnění jeho nákladů a úsilí, pravděpodobně nebude financován.
Výstupy projektu by měly být zdokumentovány. Dodávky mohou zahrnovat programový kód nebo jiné produkty a služby, které jsou výsledkem projektu. Mohou také zahrnovat další dokumenty, jako jsou obchodní požadavky, plány zkoušek a školicí manuály.
PID by měl uvádět všechna omezení, kterým musí projekt čelit. Omezení jsou vnější faktory, které mohou ovlivnit projekt, ale jsou mimo kontrolu manažera projektu. Rovněž by měly být zdokumentovány předpoklady, jako je kód poskytující vývojáře softwaru třetích stran.
Všechny projekty mají rizika. Projektový manažer musí identifikovat rizika dokumentovat je pomocí registru rizik nebo protokolu. Rizika by měla být sledována a pokud možno zabráněno nebo zmírněno. Projektový manažer by měl vypracovat plány pro správu těch, kterým nelze zabránit.
Seznam pracovníků a časová osa jsou také klíčovými součástmi dokumentu o zahájení projektu. Role a odpovědnosti by měly být uvedeny u každého člena projektu. Sekce plánování projektu poskytuje přehled časové osy pro dodávku kritických kusů práce.
Organizace může zahrnout komunikační plán do PID. Tento plán může zahrnovat různá setkání s členy týmu. Může také dokumentovat očekávanou komunikaci s výkonnou správou a koncovými uživateli, kteří mohou být tímto projektem ovlivněni.
Mnoho organizací stanoví tolerance projektu. Tolerance se vztahují ke skutečnému množství práce a výdajů vynaložených projektem oproti plánu. Projekt, který nefunguje v rámci povolené odchylky svého plánovaného časového rámce a rozpočtu, může podléhat dalšímu přehledu o řízení. Tyto informace mohou být také zahrnuty v dokumentu o zahájení projektu.
Většina PID má oblast pro podpisy. Manažeři a manažeři musí dokument obvykle podepsat. Jejich podpis naznačuje, že budou projekt podporovat prostřednictvím financování nebo věnováním zaměstnanců práci na něm.