Was ist das Projektinitiierungsdokument?
In der Projektverwaltung wird ein Projektinitiierungsdokument (PID) oder eine Projektbeschreibung verwendet, um den Ansatzplan des Projekts hervorzuheben. Bestimmte Abschnitte einer PID variieren je nach Organisation und Projektmethode. Im Allgemeinen umfassen sie einige wichtige Informationen, die das Projekt beschreiben, einschließlich Definition, Fall, Leistungen, Einschränkungen, Risiko, Mitglieder, Kommunikationsplan, Projekttoleranz und Signaturen.
Die Projektdefinition ist ein wichtiger Abschnitt in der Dokumentation. Darin werden die Ziele, Zielsetzungen und gewünschten Ergebnisse des Projekts beschrieben, wie sie gemessen werden und welcher Arbeitsumfang abgeschlossen werden muss. In dem Projektinitiierungsdokument sollten die ein- und auszuschließenden Merkmale klar angegeben sein.
Ein Business Case ist für das Projekt unerlässlich. In diesem Abschnitt muss klargestellt werden, welchen Nutzen das Projekt für die Organisation als Gegenleistung für die Kosten haben soll. Wenn ein Projekt nicht genügend Nutzen bieten kann, um seine Ausgaben und Anstrengungen zu rechtfertigen, wird es wahrscheinlich nicht finanziert.
Projektergebnisse sollten dokumentiert werden. Zu den zu erbringenden Leistungen können Programmcode oder andere Produkte und Dienstleistungen gehören, die sich aus dem Projekt ergeben. Sie können auch andere Dokumente wie Geschäftsanforderungen, Testpläne und Schulungshandbücher enthalten.
Die PID sollte alle Einschränkungen auflisten, denen sich das Projekt gegenübersieht. Einschränkungen sind externe Faktoren, die sich auf das Projekt auswirken können, jedoch außerhalb der Kontrolle des Projektmanagers liegen. Annahmen, z. B. ein Softwareentwickler von Drittanbietern, der Code bereitstellt, sollten ebenfalls dokumentiert werden.
Alle Projekte haben Risiken. Der Projektmanager muss die Risiken anhand eines Risikoregisters oder -protokolls dokumentieren. Risiken sollten überwacht und nach Möglichkeit vermieden oder gemindert werden. Der Projektmanager sollte Pläne entwickeln, um diejenigen zu verwalten, die nicht verhindert werden können.
Eine Liste von Mitarbeitern und ein Zeitplan sind auch Schlüsselkomponenten eines Projektinitiierungsdokuments. Rollen und Verantwortlichkeiten sollten mit jedem Projektmitglied aufgelistet werden. Der Abschnitt Projektplanung bietet einen Überblick über den Zeitplan für die Lieferung kritischer Arbeiten.
Eine Organisation kann einen Kommunikationsplan in eine PID aufnehmen. Dieser Plan kann verschiedene Besprechungen mit Teammitgliedern beinhalten. Es kann auch die erwarteten Mitteilungen an die Geschäftsleitung und an die Endbenutzer dokumentieren, die möglicherweise vom Projekt betroffen sind.
Viele Organisationen legen Projekttoleranzen fest. Die Toleranzen beziehen sich auf den tatsächlichen Arbeitsaufwand und den Aufwand, den das Projekt gegen den Plan verursacht. Ein Projekt, das nicht innerhalb der zulässigen Abweichung von geplantem Zeitrahmen und Budget durchgeführt wird, kann einer zusätzlichen Managementübersicht unterliegen. Diese Informationen können auch im Projektinitiierungsdokument enthalten sein.
Die meisten PIDs haben einen Bereich für Signaturen. Führungskräfte und Manager müssen das Dokument in der Regel unterschreiben. Ihre Unterschrift zeigt an, dass sie das Projekt unterstützen werden, indem sie Mitarbeiter finanzieren oder dafür einsetzen.