Hoe maak ik een ERP-projectplan?
Een ERP-projectplan (Enterprise Resource Planning) vereist verschillende stappen om volledig en uitvoerbaar te zijn. De eerste stappen vereisen meestal dat softwaremanagers en -ontwikkelaars, klanten en management de belangrijkste aspecten en doelstellingen van het plan bespreken en overeenkomen. Zodra de belangrijkste punten zijn bepaald, kunnen de ontwikkelaars en iedereen die aan het project werkt, beginnen met het invullen van details en uitzoeken hoe ze van plan zijn bepaalde doelen en deadlines te bereiken. Ten slotte krijgt elke afdeling en persoon specifieke taken die het proces helpen stroomlijnen en ervoor zorgen dat het ERP-projectplan op tijd en binnen het budget loopt.
Bij de eerste fasen van een ERP-projectplan zijn doorgaans alle partijen met aandelen betrokken bij de uitkomst van het plan. Dit betekent veel gesprekken en vergaderingen met investeerders, klanten en ontwikkelaars. Iedereen die een reden heeft om geïnteresseerd te zijn in het succes van het plan, moet worden geraadpleegd.
Dit proces omvat het begrijpen van wat elke partij zou willen en vervolgens projectdoelen en mijlpalen creëren die iedereen zullen behagen. Het kan moeilijk zijn om ieders mening en verwachtingen op één lijn te krijgen, maar het is belangrijk om grote problemen te voorkomen zodra het plan vooruit gaat. In deze fase worden ook zaken als projectbudget en tijdsdruk voorspeld, met ruimte voor fouten of onvoorziene problemen.
Het volgende deel van een ERP-projectplan hoeft meestal alleen diegenen te betrekken die het plan en het management zullen uitvoeren. Tijdens deze fase worden de algemene opzet en het budget van het plan opnieuw geëvalueerd en worden details ingevuld over hoe het team elk doel of elke deadline zal bereiken. Er wordt precies bepaald wat er moet gebeuren en wanneer om het project het best op tijd en met zo min mogelijk fouten te voltooien. Posities voor project- en divisiemanagers moeten op dit moment worden toegewezen, zodat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor het organiseren van hun specifieke deel van het project.
Ten slotte vereist het eindgedeelte van een ERP-projectplan individuele teams, mensen of afdelingen om de delen waarvoor zij verantwoordelijk zijn in kaart te brengen. Teams kunnen toewijzen dat elke individuele specifieke taak moet worden voltooid op bepaalde datums of kunnen verzoeken dat verschillende personen samenwerken om ervoor te zorgen dat alles goed wordt gedaan binnen de tijd. Vervolgens worden de stukken in elkaar gezet zodra ze zijn voltooid, zodat de hele afdeling de deadline voor hun deel van het plan kan halen. Het is erg belangrijk voor elk team of individu om een duidelijk begrip te hebben van wat wordt verwacht en wanneer om te voorkomen dat het budget wordt overschreden of deadlines worden gemist.
ERP wordt vaak gehost en onderhouden door een derde partij. Eén bedrijf heeft behoefte aan ERP-diensten en kan een team of bedrijf inhuren dat gespecialiseerd is in precies wat zij nodig hebben. In deze situatie is het absoluut noodzakelijk dat de twee bedrijven voortdurend communiceren, zodat verwachtingen duidelijk worden begrepen en waargemaakt. Als ERP-hosting binnen één bedrijf wordt gedaan, is het nog steeds erg belangrijk dat de afdeling het hogere management opneemt in een ERP-projectplan, zodat het later geen veto of ongeorganiseerd wordt.