Wat zijn de beste tips voor computerinventarisbeheer?
De beste tips voor computerinventarisbeheer zijn afhankelijk van de grootte van een bedrijf en de aard ervan. Hoewel zelfs kleine en middelgrote bedrijven tegenwoordig vaak geautomatiseerde of geautomatiseerde technieken voor activabeheer gebruiken, zijn er enkele technieken die veel beter geschikt zijn voor grotere operaties waarbij activa kunnen worden verhuurd of apparatuur kan worden ingezet bij andere entiteiten. Evenzo zijn er enkele technieken die logischer zijn voor kleinere bedrijven met kleinere voorraden.
Om de beste tips voor computerinventarisbeheer te krijgen, moet een professional beginnen met het bepalen van de grootte van zijn of haar operatie. De professional die verantwoordelijk is voor het beheer van de computervoorraad moet vragen stellen over het aantal locaties waarop activa worden ingezet. Hij of zij moet ook het aantal en de grootte van de activa die worden gebruikt als apparatuur binnen het bedrijf onderzoeken, versus het aantal inventarisitems dat mogelijk te koop wordt aangeboden. Deze factoren bepalen welke apparaten voor het volgen van activa het beste zijn.
Voor kleinere bedrijven, zoals retailbedrijven met een of twee locaties, heeft een barcodesysteem vaak de voorkeur. Met deze vorm van computerinventarisbeheer kan een gebruiker een barcode scannen. De scanner is aangesloten op een computer, waarop de itemnaam en het identificatienummer of serienummer van het gescande object worden weergegeven. Op zijn beurt geeft de computer de hoeveelheid weer die naar verwachting in de inventaris zal zijn.
Voor grotere organisaties of voor bedrijven die complexere behoeften hebben op het gebied van activabeheer, heeft radiofrequentie-identificatie (RFID) vaak de voorkeur. RFID verschilt van een streepjescode. Terwijl een barcode op korte afstand moet worden gescand, is de RFID een kleine chip die kan worden gelezen door een scanner tot op 20 meter afstand.
Voorraadbeheerders in de detailhandel geven vaak de voorkeur aan barcodetracking boven RFID. Dit komt omdat veel winkelartikelen kleiner zijn en verschillende voorraadartikelen meestal dezelfde ruimte innemen. Een veel voorkomend probleem van RFID is tagbotsing. Dit gebeurt wanneer de ID's van verschillende items door de scanner worden verward. Omdat barcodetracking op korte afstand wordt uitgevoerd, is tagbotsing minder een probleem voor het voorraadbeheer van de detailhandel. RFID is een voorkeursmethode voor computerinventarisbeheer voor organisaties met voorraden bestaande uit grotere apparaten die niet kunnen worden opgetild of vastgehouden en gescand.
De beste tips voor computerinventarisbeheer van hardware en andere IT-items omvatten ervoor te zorgen dat alle IT-middelen alleen door bepaalde IT-professionals worden beheerd. Ook belangrijk is dat de aangewezen IT-professional elk stuk hardware tagt met een identificatietag, waarvan het nummer wordt vastgelegd door diezelfde professional. Met andere woorden, de aangewezen IT-professional moet de enige professional in de organisatie zijn die gebruikers aan een netwerk kan toevoegen, computer-ID-nummers kan toewijzen en andere activiteiten kan uitvoeren die een directe invloed hebben op de hardware-inventaris.