Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zapasami komputerowymi?
Najlepsze wskazówki dotyczące zarządzania zapasami komputerowymi zależą od wielkości firmy oraz jej charakteru. Chociaż nawet małe i średnie firmy często stosują obecnie zautomatyzowane lub skomputeryzowane techniki zarządzania aktywami, istnieją pewne techniki, które są znacznie lepiej dostosowane do większych operacji, które mogą wynająć aktywa lub oddać sprzęt innym podmiotom. Podobnie istnieją pewne techniki, które mają większy sens dla mniejszych firm z mniejszymi zapasami.
Aby uzyskać najlepsze porady dotyczące zarządzania zapasami komputerowymi, specjalista powinien zacząć od określenia wielkości swojej operacji. Specjalista odpowiedzialny za zarządzanie inwentarzem komputerowym powinien zadawać pytania dotyczące liczby lokalizacji, w których rozmieszczone są zasoby. Powinien także zbadać liczbę i wielkość aktywów używanych jako wyposażenie w przedsiębiorstwie w porównaniu z liczbą pozycji magazynowych, które mogą być wystawione na sprzedaż. Te czynniki określają, które urządzenia do śledzenia zasobów są najlepsze.
W przypadku mniejszych firm, takich jak firmy detaliczne z jedną lub dwiema lokalizacjami, często preferowany jest system śledzenia kodów kreskowych. Ta forma zarządzania zapasami komputerowymi pozwala zeskanować kod kreskowy. Skaner jest podłączony do komputera, który wyświetli nazwę elementu oraz numer identyfikacyjny lub numer seryjny skanowanego obiektu. Z kolei komputer wyświetli oczekiwaną ilość w ekwipunku.
W przypadku większych organizacji lub firm, które mają bardziej złożone potrzeby zarządzania aktywami, często preferowana jest identyfikacja radiowa (RFID). RFID różni się od kodu kreskowego. Podczas gdy kod kreskowy musi być skanowany z bliskiej odległości, RFID jest małym chipem, który może być odczytany przez skaner z odległości nawet 20 stóp.
Zarządzający zapasami w handlu detalicznym często wolą śledzenie kodów kreskowych niż RFID. Wynika to z faktu, że wiele przedmiotów detalicznych jest mniejszych, a różne przedmioty ekwipunku zwykle zajmują podobne miejsca. Częstym problemem RFID jest kolizja znaczników. Dzieje się tak, gdy skaner myli identyfikatory różnych przedmiotów. Ponieważ śledzenie kodów kreskowych odbywa się z bliskiej odległości, kolizja znaczników nie stanowi większego problemu w przypadku zarządzania zapasami detalicznymi. RFID jest preferowaną metodą komputerowego zarządzania zapasami w organizacjach z zapasami złożonymi z większych elementów sprzętu, których nie można podnosić, przechowywać ani skanować.
Najlepsze wskazówki dotyczące komputerowego zarządzania zapasami sprzętu i innych elementów IT obejmują upewnienie się, że wszystkie zasoby IT są kontrolowane tylko przez niektórych specjalistów IT. Ważne jest również, aby wyznaczony specjalista IT oznaczył każdy element sprzętowy tagiem identyfikacyjnym, którego liczba jest rejestrowana przez tego samego specjalistę. Innymi słowy, wyznaczony specjalista IT powinien być jedynym specjalistą w organizacji, który może dodawać użytkowników do sieci, przypisywać numery identyfikacyjne komputerów i angażować się w inne działania mające bezpośredni wpływ na inwentaryzację sprzętu.