Wat zijn de beste tips voor het waarborgen van kwaliteit in BPO?
Wanneer het gebruik van business process outsourcing (BPO) wordt beschouwd als een levensvatbaar middel om een bedrijf te exploiteren, moeten bedrijfseigenaren verschillende factoren overwegen om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de dienstverlening door hun outsourcingpartners in overeenstemming is met de behoeften van het bedrijf. Dit betekent dat het enige tijd kost om het kwaliteitsniveau in het BPO-aanbod te identificeren en ervoor te zorgen dat de partner heeft wat nodig is om de voortgang van de klant te verbeteren en niet te belemmeren. Daartoe richt de beoordeling van kwaliteit in BPO-relaties zich vaak op factoren zoals beleid en procedures, het niveau van klantondersteuning door de partners, expertise in het beheren van taken en het vermogen om zich aan te passen aan de cultuur van de klant die de outsourcing koopt .
Een van de eerste elementen waarmee u rekening moet houden bij het evalueren van de kwaliteit van BPO-services, is hoe goed de outsourcingpartner uw bedrijfsmodel begrijpt en wat u nodig hebt met de geleverde services. Het feit is dat alle bedrijven die outsourcing van bedrijfsprocessen uitvoeren niet even goed in staat zijn om alle soorten diensten aan te bieden. Om deze reden moet u zorgvuldig het niveau van expertise en ervaring evalueren dat een bepaalde leverancier heeft met de diensten die u in de landbouw hebt. Als het doel bijvoorbeeld is om de loonlijstfuncties uit te besteden, wilt u een partner die de loon- en loonfuncties op uurbasis efficiënt kan beheren, tot en met de juiste beoordeling van loonheffingen, inhouding en betalingen aan de juiste belastinginstanties. Iets minder zal resulteren in problemen die vrij kostbaar kunnen zijn om te regelen.
Een ander belangrijk aspect van kwaliteit in BPO heeft te maken met de interactie tussen de outsourcingpartner en uw klanten. Dit is vooral belangrijk als u klantenservice of technische ondersteuningsfuncties uitbesteedt aan een derde partij. Idealiter wilt u dat de partner uw bedrijfsfilosofie over klantcommunicatie en interactie begrijpt en deze volgt bij het beantwoorden van vragen en opmerkingen van uw klanten. Tenzij dit het geval is, is de kans groot dat klantrelaties worden beschadigd, soms zelfs tot het punt dat ze niet kunnen worden gered.
Kwaliteit in BPO-relaties vereist ook een gemakkelijke communicatiestroom tussen uw bedrijf en de outsourcingpartner. Rapporten moeten op tijd worden afgeleverd, telefoontjes en e-mailcommunicatie moeten binnen een redelijk tijdsbestek worden behandeld, en in het algemeen zijn er geen lange vertragingen in enige vorm van interactie. Contacten die nooit lijken te worden bereikt of rapporten die altijd laat zijn, kunnen betekenen dat sommige essentiële taken niet worden uitgevoerd, iets dat later waarschijnlijk problemen voor uw bedrijf zal veroorzaken. Tenzij de kwaliteit in BPO door de outsourcingpartner professioneel en efficiënt is en uw bedrijf verbetert, is het beter om deze functies intern te houden, zelfs als dit meer geld zou kosten.