Hva er de beste tipsene for å sikre kvalitet i BPO?

Når man vurderer bruken av forretningsprosess outsourcing (BPO) som et levedyktig middel til å drifte et selskap, må bedriftseiere vurdere flere faktorer for å sikre at kvaliteten på tjenestene som leveres av deres outsourcingpartnere er i tråd med selskapets behov. Dette betyr å ta litt tid å identifisere kvalitetsnivået i BPO-tilbud og sørge for at partneren har det som trengs for å forbedre og ikke hindre fremgangen til klienten. Til det formål fokuserer vurdering av kvalitet i BPO-forhold ofte på faktorer som policyer og prosedyrer, nivået av kundestøtte levert av partnerne, ekspertise i å styre oppgaver og evnen til å tilpasse seg kulturen til klienten som kjøper outsourcing .

Et av de første elementene du må vurdere når du evaluerer kvalitet i BPO-tjenester er hvor godt outsourcing-partneren forstår forretningsmodellen din og hva du trenger med tjenestene som tilbys. Fakta er at alle outsourcingfirmaer for forretningsprosesser ikke er like flinke til å tilby alle typer tjenester. Av denne grunn må du nøye evaluere kompetansenivået og erfaringen en gitt leverandør har med tjenestene du driver med. Hvis målet for eksempel er å outsource lønnsfunksjonene, ønsker du en partner som kan administrere timelønns og funksjonærlønnsfunksjoner effektivt, til og med riktig vurdering av lønnsskatter, forskuddstrekk og levere utbetalinger til de aktuelle skattebyråene. Noe mindre vil føre til problemer som kan være ganske kostbare å avgjøre.

Et annet viktig aspekt av kvaliteten i BPO har å gjøre med hvordan outsourcing-partneren samhandler med kundene dine. Dette er spesielt viktig hvis du outsourcing kundeservice eller teknisk supportfunksjoner til en tredjepart. Ideelt sett ønsker du at partneren skal forstå bedriftens filosofi om kundekommunikasjon og interaksjon, og å følge den når du svarer på spørsmål og bekymringer fra kundene dine. Med mindre dette er tilfelle, er det en god sjanse for at kundeforhold blir skadet, noen ganger til det punktet at de ikke kan reddes.

Kvalitet i BPO-forhold krever også en enkel flyt av kommunikasjon mellom din bedrift og outsourcing-partner. Rapporter skal leveres i tide, telefonsamtaler og e-postkommunikasjon må adresseres i en rimelig tidsramme, og generelt er det ingen lange forsinkelser i noen form for samhandling. Kontakter som aldri ser ut til å bli nådd eller rapporter som er konsekvent for sent, kan bety at det ikke blir gjort noen viktige oppgaver, noe som sannsynligvis vil føre til problemer for bedriften din senere. Med mindre kvaliteten i BPO levert av outsourcing-partneren er profesjonell, effektiv og forbedrer virksomheten din, vil du være bedre med å beholde disse funksjonene i huset, selv om det ville koste mer penger.