Was sind die besten Tipps zur Qualitätssicherung bei BPO?

Wenn Geschäftsinhaber die Verwendung von Business Process Outsourcing (BPO) als praktikables Mittel zum Betreiben eines Unternehmens in Betracht ziehen, müssen sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die von ihren Outsourcing-Partnern erbrachte Servicequalität den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Dies bedeutet, dass Sie sich einige Zeit nehmen müssen, um das Qualitätsniveau der BPO-Angebote zu ermitteln und sicherzustellen, dass der Partner die notwendigen Voraussetzungen hat, um den Fortschritt des Kunden zu verbessern und nicht zu behindern. Zu diesem Zweck konzentriert sich die Bewertung der Qualität von BPO-Beziehungen häufig auf Faktoren wie Richtlinien und Verfahren, den Grad der Kundenunterstützung durch die Partner, Fachkenntnisse bei der Verwaltung von Aufgaben und die Fähigkeit, sich an die Kultur des Kunden anzupassen, der das Outsourcing kauft .

Eines der ersten Elemente, die bei der Bewertung der Qualität von BPO-Services berücksichtigt werden müssen, ist, wie gut der Outsourcing-Partner Ihr Geschäftsmodell versteht und was Sie mit den bereitgestellten Services benötigen. Tatsache ist, dass Unternehmen, die Geschäftsprozesse auslagern, nicht alle Arten von Dienstleistungen gleichermaßen anbieten können. Aus diesem Grund müssen Sie das Fachwissen und die Erfahrung eines bestimmten Lieferanten mit den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen sorgfältig abwägen. Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, die Abrechnungsfunktionen auszulagern, möchten Sie einen Partner, der stündliche und bezahlte Abrechnungsfunktionen effizient verwaltet und die ordnungsgemäße Veranlagung der Lohn- und Gehaltssteuern, das Einbehalten und die Übermittlung von Zahlungen an die entsprechenden Steuerbehörden gewährleistet. Alles andere führt zu Problemen, deren Lösung sehr kostspielig sein kann.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der BPO-Qualität ist die Interaktion des Outsourcing-Partners mit Ihren Kunden. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie den Kundendienst oder den technischen Support an Dritte auslagern. Idealerweise möchte der Partner, dass er Ihre Unternehmensphilosophie in Bezug auf Kundenkommunikation und -interaktion versteht und sie befolgt, wenn er auf Fragen und Bedenken Ihrer Kunden reagiert. Wenn dies nicht der Fall ist, besteht eine gute Chance, dass Kundenbeziehungen beschädigt werden, manchmal so weit, dass sie nicht mehr gerettet werden können.

Qualität in BPO-Beziehungen erfordert auch einen einfachen Kommunikationsfluss zwischen Ihrem Unternehmen und dem Outsourcing-Partner. Berichte sollten pünktlich geliefert werden, Telefonanrufe und E-Mail-Mitteilungen müssen innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens bearbeitet werden, und im Allgemeinen treten bei keiner Art von Interaktion längere Verzögerungen auf. Kontakte, die scheinbar nie erreicht werden, oder Berichte, die sich ständig verspäten, können dazu führen, dass einige wichtige Aufgaben nicht erledigt werden. Dies kann später zu Problemen für Ihr Unternehmen führen. Wenn die vom Outsourcing-Partner bereitgestellte BPO-Qualität nicht professionell und effizient ist und Ihr Unternehmen stärkt, sollten Sie diese Funktionen auch dann intern beibehalten, wenn dies mehr Geld kosten würde.