Jaké jsou nejlepší tipy pro zajištění kvality v BPO?

Při zvažování využití outsourcingu podnikových procesů (BPO) jako životaschopného způsobu fungování společnosti musí majitelé podniků zvážit několik faktorů, aby zajistili, že kvalita služeb poskytovaných jejich outsourcingovými partnery je v souladu s potřebami společnosti. To znamená, že nějakou dobu potřebujeme zjistit úroveň kvality v nabídkách BPO a ujistěte se, že partner má to, co potřebuje ke zvýšení a nebrání pokroku klienta. Za tímto účelem se hodnocení kvality vztahů BPO často zaměřuje na faktory, jako jsou zásady a postupy, úroveň zákaznické podpory poskytované partnery, odbornost v řízení úkolů a schopnost přizpůsobit se kultuře klienta, který nakupuje outsourcing. .

Jedním z prvních prvků, které je třeba vzít v úvahu při hodnocení kvality služeb BPO, je to, jak dobře outsourcingový partner chápe váš obchodní model a co potřebujete s poskytovanými službami. Faktem je, že všechny firmy zabývající se outsourcingem podnikových procesů nejsou stejně dobře připraveny na poskytování všech typů služeb. Z tohoto důvodu musíte pečlivě posoudit úroveň odborných znalostí a zkušeností, které daný dodavatel má se službami, které vyděláváte. Například, pokud je cílem outsourcovat mzdové funkce, chcete partnera, který dokáže efektivně řídit hodinové a placené mzdové funkce, a to včetně správného vyměření daní ze mzdy, srážky a doručování plateb příslušným daňovým agenturám. Cokoli méně povede k problémům, které by mohly být docela nákladné se vypořádat.

Další důležitý aspekt kvality v BPO má co do činění s tím, jak outsourcingový partner komunikuje s vašimi klienty. To je obzvláště důležité, pokud outsourcujete zákaznický servis nebo funkce technické podpory třetí straně. V ideálním případě chcete, aby partner porozuměl vaší firemní filozofii v oblasti komunikace se zákazníky a interakce a aby jej následoval při odpovídání na dotazy a obavy, které vyslovili vaši klienti. Pokud tomu tak není, existuje dobrá šance, že vztahy se zákazníky budou poškozeny, někdy do té míry, že je nelze zachránit.

Kvalita ve vztazích BPO také vyžaduje snadný tok komunikace mezi vaší společností a externím partnerem. Zprávy by měly být doručovány včas, telefonní hovory a e-mailové komunikace musí být adresovány v přiměřeném časovém rámci a obecně nedochází k žádným dlouhým zpožděním v žádném typu interakce. Kontakty, které se nikdy nezdají být dosaženy, nebo zprávy, které jsou trvale pozdě, by mohly znamenat, že některé základní úkoly nejsou prováděny, což pravděpodobně způsobí problémy vaší firmě později. Pokud kvalita v BPO poskytovaná outsourcingovým partnerem není profesionální, efektivní a nezlepšuje vaše podnikání, pak by bylo lepší ponechat tyto funkce interně, i když by to stálo více peněz.