Wat zijn de beste tips voor projectevaluatie?
Mensen voeren projectevaluaties uit wanneer ze meer willen weten over de effectiviteit van hun werk en hoe dit kan worden verbeterd. Professionals in de maakindustrie zouden bijvoorbeeld willen weten hoe een nieuw workflowsysteem hun algehele productiviteit beïnvloedt. Ze kunnen het productiviteitsniveau meten na het implementeren van nieuwe systemen en leren waar ze hun doelen bereiken en waar ze denken dat ze nog steeds kunnen profiteren van veranderingen. Een van de beste tips voor projectevaluatie is het toewijzen van een projectmanager die verantwoordelijk is voor het bepalen hoe evaluaties worden uitgevoerd. Een projectmanager moet ook verantwoordelijk zijn om te bepalen hoe betrokken partijen gebruik maken van een projectevaluatie om hun organisatie te verbeteren.
Voordat een projectevaluatie wordt uitgevoerd, is het belangrijk dat een manager bepaalt of een formatieve of samenvattende evaluatie nodig is. Wanneer professionals formatieve evaluaties gebruiken, analyseren ze projecten naarmate ze vorderen. Ze kunnen een project verbeteren wanneer zich nieuwe uitdagingen en kansen voordoen. Dit soort projectevaluatie is uitstekend om ervoor te zorgen dat een programma op schema ligt en flexibel genoeg is om onder onvoorziene omstandigheden stand te houden.
Wanneer professionals daarentegen een beknopte projectevaluatie gebruiken, is het project normaal gesproken al voltooid. Ze willen leren of hun doelen zijn bereikt. Ze willen misschien ook bestuderen hoe en waarom een project moeilijk was en beslissen over manieren om toekomstige projecten soepeler en effectiever te maken. In de meeste gevallen gebruiken projectmanagers beide soorten projectevaluaties.
Het is ook belangrijk om te weten hoe een projectevaluatie moet worden gepresenteerd. Veel projectmanagers geloven dat het het beste is om verschillende communicatiewijzen te gebruiken om een duidelijker beeld van een project te krijgen. Een evaluatie kan bijvoorbeeld geschreven tekst bevatten waarin wordt uitgelegd hoe een project werkte en waar het zou kunnen worden verbeterd. Het kan ook foto's of schetsen bevatten die verband houden met een project. Veel professionals kiezen er ook voor om grafieken te gebruiken die de relaties tussen verschillende componenten van een project illustreren.
Veel mensen vinden dat het inschakelen van een externe partij zeer effectief is voor het uitvoeren van een succesvolle projectevaluatie. Professionals die voor grotere organisaties werken, willen misschien consultants van derden inschakelen om projecten te analyseren en suggesties voor verbeteringen te doen. Individuen die zelfstandig werken en die een beperkt budget hebben, willen misschien vrienden of kennissen vinden die bereid zijn een project te bekijken en feedback te geven. Mensen in organisaties met verschillende afdelingen willen misschien vertegenwoordigers van andere gebieden bij evaluaties betrekken om feedback vanuit verschillende perspectieven te geven.