Quali sono i migliori consigli per la valutazione del progetto?
Le persone eseguono valutazioni del progetto quando vogliono conoscere l'efficacia del loro lavoro e come potrebbe essere migliorato. Ad esempio, i professionisti del settore manifatturiero potrebbero voler imparare come un nuovo sistema di flusso di lavoro sta influenzando la loro produttività complessiva. Potrebbero misurare i livelli di produttività dopo aver implementato nuovi sistemi e imparare dove raggiungono i loro obiettivi e dove credono di poter ancora beneficiare dei cambiamenti. Uno dei migliori consigli per la valutazione del progetto è quello di assegnare un project manager che è responsabile per determinare come vengono eseguite le valutazioni. Un project manager dovrebbe anche essere responsabile di determinare in che modo le parti coinvolte fanno uso di una valutazione del progetto per migliorare la propria organizzazione.
Prima di eseguire una valutazione del progetto, è importante che un manager determini se è necessaria una valutazione formativa o di sintesi. Quando i professionisti utilizzano valutazioni formative, analizzano i progetti mentre progrediscono. Potrebbero migliorare un progetto in caso di nuove sfide e opportunità. Questo tipo di valutazione del progetto è eccellente per assicurarsi che un programma sia sulla buona strada e che sia abbastanza flessibile da resistere in circostanze impreviste.
Quando i professionisti utilizzano una valutazione sommaria del progetto, d'altra parte, il progetto è normalmente già stato completato. Vogliono sapere se i loro obiettivi sono stati raggiunti. Potrebbero anche voler studiare come e perché un progetto è stato difficile e decidere in che modo rendere i progetti futuri più fluidi ed efficaci. Nella maggior parte dei casi, i project manager utilizzano entrambi i tipi di valutazione del progetto.
È anche importante sapere come deve essere presentata una valutazione del progetto. Molti project manager ritengono che sia meglio utilizzare diverse modalità di comunicazione per ottenere una prospettiva più chiara di un progetto. Ad esempio, una valutazione potrebbe includere un testo scritto che spiega come ha funzionato un progetto e dove potrebbe essere migliorato. Può anche includere fotografie o schizzi relativi a un progetto. Molti professionisti scelgono anche di utilizzare grafici che illustrano le relazioni tra i vari componenti di un progetto.
Molte persone trovano che coinvolgere una parte esterna sia molto efficace per eseguire con successo una valutazione del progetto. I professionisti che lavorano per organizzazioni più grandi potrebbero voler contrattare consulenti di terze parti per analizzare i progetti e dare suggerimenti per miglioramenti. Le persone che lavorano in modo indipendente e che hanno budget limitati potrebbero voler trovare amici o conoscenti che sono disposti a guardare un progetto e dare un feedback. Le persone nelle organizzazioni con dipartimenti diversi potrebbero voler includere rappresentanti di altre aree nelle valutazioni per fornire feedback da diverse prospettive.