Quais são as melhores dicas para avaliação de projetos?
As pessoas realizam avaliações de projetos quando desejam aprender sobre a eficácia de seu trabalho e como ele pode ser aprimorado. Por exemplo, profissionais da indústria de transformação podem querer aprender sobre como um novo sistema de fluxo de trabalho está afetando sua produtividade geral. Eles podem medir os níveis de produtividade após a implementação de novos sistemas e aprender onde alcançam seus objetivos e onde acreditam que ainda podem se beneficiar das mudanças. Uma das melhores dicas para a avaliação do projeto é atribuir um gerente de projeto responsável por determinar como as avaliações são executadas. Um gerente de projeto também deve ser responsável por determinar como as partes envolvidas fazem uso de uma avaliação do projeto para melhorar sua organização.
Antes de executar uma avaliação do projeto, é importante que o gerente determine se é necessária uma avaliação formativa ou resumida. Quando os profissionais usam avaliações formativas, analisam os projetos à medida que progridem. Eles podem melhorar um projeto à medida que novos desafios e oportunidades surgem. Esse tipo de avaliação do projeto é excelente para garantir que um programa esteja no caminho certo e que seja flexível o suficiente para suportar situações imprevistas.
Quando os profissionais usam uma avaliação resumida do projeto, por outro lado, o projeto normalmente já foi concluído. Eles querem saber se seus objetivos foram alcançados. Eles também podem estudar como e por que um projeto foi difícil e decidir maneiras de tornar futuros projetos mais suaves e eficazes. Na maioria dos casos, os gerentes de projeto usam os dois tipos de avaliação de projeto.
Também é importante saber como uma avaliação do projeto deve ser apresentada. Muitos gerentes de projeto acreditam que é melhor usar vários modos de comunicação diferentes para obter uma perspectiva mais clara de um projeto. Por exemplo, uma avaliação pode incluir texto escrito que explica como um projeto funcionou e onde ele pode ser aprimorado. Também pode incluir fotografias ou esboços relacionados a um projeto. Muitos profissionais também optam por usar gráficos que ilustram os relacionamentos entre os vários componentes de um projeto.
Muitas pessoas acham que trazer uma parte externa é muito eficaz para realizar uma avaliação bem-sucedida do projeto. Profissionais que trabalham para organizações maiores podem contratar consultores de terceiros para analisar projetos e fazer sugestões de melhorias. Indivíduos que trabalham independentemente e com orçamentos limitados podem querer encontrar amigos ou conhecidos que estejam dispostos a examinar um projeto e dar algum feedback. Pessoas em organizações com departamentos diferentes podem querer incluir representantes de outras áreas nas avaliações para fornecer feedback de diferentes perspectivas.