Hva er de beste tipsene for prosjektevaluering?

Folk utfører prosjektevalueringer når de vil lære om effektiviteten til arbeidet sitt og hvordan det kan forbedres. For eksempel vil fagfolk i produksjonsindustrien kanskje lære å lære hvordan et nytt arbeidsflyt-system påvirker deres samlede produktivitet. De kan måle produktivitetsnivåene etter implementering av nye systemer og lære hvor de oppfyller sine mål og hvor de tror de fortsatt kan dra nytte av endringer. Et av de beste tipsene for prosjektevaluering er å tildele en prosjektleder som er ansvarlig for å bestemme hvordan evalueringer utføres. En prosjektleder bør også være ansvarlig for å bestemme hvordan involverte parter benytter seg av en prosjektevaluering for å forbedre organisasjonen.

Før du utfører en prosjektevaluering, er det viktig at en leder avgjør om det er nødvendig med en formativ eller sammendragsevaluering. Når fagpersoner bruker formative evalueringer, analyserer de prosjekter når de skrider frem. De kan forbedre et prosjekt når nye utfordringer og muligheter oppstår. Denne typen prosjektevaluering er utmerket for å sikre at et program er i rute og at det er fleksibelt nok til å holde opp under uforutsette omstendigheter.

Når fagpersoner bruker en sammendrag evaluering av prosjektet, er projektet derimot normalt allerede fullført. De vil lære om målene deres er oppnådd. De vil kanskje også studere hvordan og hvorfor et prosjekt var vanskelig og bestemme seg for måter å gjøre fremtidige prosjekter jevnere og mer effektive. I de fleste tilfeller bruker prosjektledere begge typer prosjektevalueringer.

Det er også viktig å vite hvordan en prosjektevaluering skal presenteres. Mange prosjektledere mener det er best å bruke flere forskjellige kommunikasjonsmåter for å få et tydeligere perspektiv på et prosjekt. For eksempel kan en evaluering inneholde skriftlig tekst som forklarer hvordan et prosjekt fungerte og hvor det kan stå å bli forbedret. Det kan også inkludere fotografier eller skisser relatert til et prosjekt. Mange fagpersoner velger også å bruke diagrammer som illustrerer forholdet mellom ulike komponenter i et prosjekt.

Mange opplever at å hente inn en utenforstående parti er veldig effektiv for å gjennomføre en vellykket prosjektevaluering. Fagpersoner som jobber for større organisasjoner vil kanskje innlevere tredjepartskonsulenter for å analysere prosjekter og komme med forslag til forbedringer. Personer som jobber uavhengig og som har begrensede budsjetter, vil kanskje finne venner eller bekjente som er villige til å se over et prosjekt og gi noen tilbakemeldinger. Folk i organisasjoner med forskjellige avdelinger vil kanskje inkludere representanter fra andre områder i evalueringer for å gi tilbakemelding fra forskjellige perspektiver.