Wat zijn de stappen in het aankoopproces?
Elk aankoopproces maakt gebruik van vier basisstappen: bepaling van de behoefte, biedingen, aankoop en evaluatie. Elke stap kan verschillende componenten bevatten, waarvan sommige mogelijk niet bij elke aankoop van toepassing zijn. Vaak worden de stappen terloops en in een zeer korte periode voltooid. In andere gevallen is elke stap geformaliseerd en kan dit veel tijd kosten.
Bij het bepalen van de behoeftefase van het aankoopproces evalueert de potentiële koper zijn behoeften. Dit omvat het identificeren van wat hij wil bereiken, wat zijn uitgavenbudget zal zijn en welke functies nodig en gewenst zijn. Deze stap kan ook productonderzoek omvatten om mogelijkheden en opties aan het licht te brengen waarvan de koper zich misschien niet realiseert dat deze beschikbaar zijn.
Bepaling van de behoefte vindt plaats of de beslissing zo simpel is als een man die een lunch wil kopen of zo complex als een IT-manager die een nieuw geïntegreerd boekhoudbeheersysteem evalueert. De man die op zoek is naar lunch zal zeer snel zijn behoeften bepalen. Hij weet misschien dat hij voedsel nodig heeft, een specifiek bedrag wil uitgeven, heeft slechts 30 minuten voor de lunch en is in de stemming voor salade. De IT-manager moet mogelijk met een aantal partijen overleggen om de behoeften en beperkingen vast te stellen voordat hij naar de volgende fase kan gaan.
In de biedfase van het aankoopproces onderzoekt de koper beschikbare leveranciers en vraagt hij prijzen aan. Dit kan zo simpel zijn als de luncher die zijn budget gebruikt om te bepalen dat hij een fastfoodrestaurant moet betuttelen en vervolgens een mentale lijst van dergelijke bedrijven doorloopt dicht bij zijn vestigingsplaats. De IT-manager zal waarschijnlijk beschikbare software en providers onderzoeken, een aanvraag voor een voorstel indienen en vervolgens de biedingen evalueren om te bepalen welke het beste past bij de behoeften van zijn bedrijf.
De derde fase van het aankoopproces is de daadwerkelijke aankoop. Voor de man die lunch koopt, is dit net zo eenvoudig als zijn eten bestellen, aan het raam betalen en wegrijden. Voor de IT-manager kan dit het onderhandelen over prijzen, het verkrijgen van goedkeuring van de aankoop, het ondertekenen van contracten, het in ontvangst nemen van het product en het betalen van de factuur omvatten.
Het aankoopproces eindigt meestal met de evaluatiefase. Hier bepaalt de koper of hij een goede aankoop heeft gedaan en of hij het product zal behouden of opnieuw zaken met de verkoper zal doen. Voor de luncher betekent dit zijn maaltijd eten en beslissen of het goed was. Voor de IT-manager betekent dit het evalueren van de effectiviteit van het systeem in de loop van de tijd. In sommige gevallen kan deze fase van het proces het inroepen van garanties of garanties inhouden en kan dit zelfs leiden tot een teruggave van het product of een verzoek om terugbetaling.