Quais são as etapas do processo de compra?

Todo processo de compra utiliza quatro etapas básicas: determinação da necessidade, licitação, compra e avaliação. Cada etapa pode ter vários componentes, alguns dos quais podem não se aplicar a todas as compras. Frequentemente, as etapas são concluídas casualmente e em um período muito curto. Em outros, cada etapa é formalizada e pode levar um tempo considerável.

Na fase de determinação da necessidade do processo de compra, o potencial comprador avalia suas necessidades. Isso inclui identificar o que ele deseja realizar, qual será seu orçamento de gastos e quais recursos serão necessários e desejados. Esta etapa também pode incluir pesquisa de produtos para descobrir possibilidades e opções que o comprador pode não perceber que estão disponíveis.

A determinação da necessidade ocorre se a decisão é tão simples quanto um homem que deseja comprar o almoço ou tão complexa quanto um gerente de TI avaliando um novo sistema integrado de gerenciamento de contabilidade. O homem que procura o almoço determinará muito rapidamente suas necessidades. Ele pode saber que precisa de comida, quer gastar uma quantia específica, tem apenas 30 minutos para o almoço e está com disposição para salada. O gerente de TI pode precisar conversar com várias partes para determinar as necessidades e restrições antes que ele possa passar para a próxima fase.

Na fase de licitação do processo de compra, o comprador pesquisa os fornecedores disponíveis e solicita preços. Pode ser tão simples quanto o almoço que usa seu orçamento para determinar que ele precisa apadrinhar um restaurante de fast food e, em seguida, percorre uma lista mental desses estabelecimentos próximos ao seu local de trabalho. O gerente de TI provavelmente pesquisará softwares e fornecedores disponíveis, emitirá uma solicitação de proposta e avaliará os lances para determinar qual melhor se adapta às necessidades de sua empresa.

A terceira fase do processo de compra é a compra real. Para o homem que compra o almoço, é tão simples quanto pedir comida, pagar pela janela e ir embora. Para o gerente de TI, isso pode incluir negociação de preços, obtenção de aprovação de compra, assinatura de contratos, entrega do produto e pagamento da fatura.

O processo de compra geralmente termina com a fase de avaliação. É aqui que o comprador determina se ele fez uma boa compra e se manterá o produto ou fará negócios com o fornecedor novamente. Para o almoço, isso significa comer sua refeição e decidir se foi bom. Para o gerente de TI, isso significa avaliar a eficácia do sistema ao longo do tempo. Em alguns casos, essa fase do processo pode implicar invocação de garantias ou garantias e pode até levar a uma devolução do produto ou a uma solicitação de reembolso.