Hva er trinnene i innkjøpsprosessen?

Hver innkjøpsprosess bruker fire grunnleggende trinn: bestemmelse av behov, budgivning, kjøp og evaluering. Hvert trinn kan ha flere komponenter, hvorav noen kanskje ikke gjelder for hvert kjøp. Ofte blir trinnene fullført tilfeldig og i løpet av en veldig kort periode. I andre er hvert trinn formalisert og kan ta betydelig tid.

I fastsettelsen av behovsfasen i kjøpsprosessen evaluerer den potensielle kjøperen hans behov. Dette inkluderer å identifisere hva han vil oppnå, hva utgiftsbudsjettet hans vil være og hvilke funksjoner som er nødvendige og ønsket. Dette trinnet kan også omfatte produktundersøkelser for å avdekke muligheter og alternativer som kjøperen kanskje ikke er klar over er tilgjengelige.

Fastsettelse av behov skjer enten beslutningen er så enkel som en mann som ønsker å kjøpe lunsj eller så kompleks som en IT-sjef som evaluerer et nytt integrert regnskapsledelsessystem. Mannen som leter etter lunsj vil veldig raskt bestemme behovene hans. Han vet kanskje at han trenger mat, vil bruke en bestemt mengde, har bare 30 minutter til lunsj og er i humør for salat. IT-sjefen kan trenge å konferere med en rekke parter for å bestemme behov og begrensninger før han kan gå videre til neste fase.

I anbudsfasen av kjøpsprosessen forsker kjøperen på tilgjengelige leverandører og ber om priser. Dette kan være så enkelt som lunsjmannen som bruker budsjettet sitt for å bestemme at han trenger å nedlatende en fastfood-restaurant og deretter løpe gjennom en mental liste over slike bedrifter i nærheten av hans forretningssted. IT-sjefen vil sannsynligvis undersøke tilgjengelig programvare og leverandører, sende ut en forespørsel om forslag og deretter evaluere budene for å finne ut hvilke som best passer selskapets behov.

Den tredje fasen av kjøpsprosessen er selve kjøpet. For mannen som kjøper lunsj er dette så enkelt som å bestille maten, betale ved vinduet og kjøre bort. For IT-sjefen kan dette inkludere forhandlingspriser, innhente kjøpsgodkjenning, signere kontrakter, ta levering av produktet og betale faktura.

Innkjøpsprosessen ender vanligvis med evalueringsfasen. Det er her kjøperen bestemmer om han har kjøpt et godt kjøp, og om han vil beholde produktet eller gjøre forretninger med leverandøren igjen. For lunsj betyr det å spise måltidet og bestemme om det var bra. For IT-sjefen betyr dette å evaluere systemets effektivitet over tid. I noen tilfeller kan denne fasen av prosessen innebære å påberope seg garantier eller garantier og kan til og med føre til retur av produktet eller forespørsel om refusjon.