Was sind die Schritte im Einkaufsprozess?
Jeder Einkaufsprozess umfasst vier grundlegende Schritte: Bedarfsermittlung, Ausschreibung, Kauf und Bewertung. Jeder Schritt kann mehrere Komponenten enthalten, von denen einige möglicherweise nicht für jeden Kauf gelten. Oft werden die Schritte beiläufig und in sehr kurzer Zeit ausgeführt. In anderen Fällen ist jeder Schritt formalisiert und kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
In der Bedarfsermittlungsphase des Einkaufsprozesses bewertet der potenzielle Käufer seine Bedürfnisse. Dazu gehört, zu ermitteln, was er erreichen möchte, wie hoch sein Budget sein wird und welche Funktionen benötigt und gewünscht werden. Dieser Schritt kann auch Produktrecherchen umfassen, um Möglichkeiten und Optionen aufzudecken, von denen der Käufer möglicherweise nicht weiß, dass sie verfügbar sind.
Die Bedarfsermittlung erfolgt unabhängig davon, ob die Entscheidung so einfach ist wie die eines Mannes, der ein Mittagessen kaufen möchte, oder so komplex wie die eines IT-Managers, der ein neues integriertes Buchhaltungsmanagementsystem bewertet. Der Mann, der nach dem Mittagessen sucht, wird seine Bedürfnisse sehr schnell bestimmen. Er weiß vielleicht, dass er etwas zu essen braucht, eine bestimmte Menge ausgeben möchte, nur 30 Minuten zum Mittagessen hat und Lust auf Salat hat. Der IT-Manager muss sich möglicherweise mit einer Reihe von Parteien beraten, um die Anforderungen und Einschränkungen zu ermitteln, bevor er mit der nächsten Phase fortfahren kann.
In der Angebotsphase des Kaufprozesses recherchiert der Käufer die verfügbaren Lieferanten und fordert die Preisgestaltung an. Dies kann so einfach sein wie das Mittagessen, das sein Budget verwendet, um zu bestimmen, dass er ein Fastfood-Restaurant bevormunden muss, und dann eine Liste solcher Einrichtungen in der Nähe seines Geschäftssitzes durchläuft. Der IT-Manager wird wahrscheinlich nach verfügbaren Software- und Anbietern recherchieren, eine Angebotsanfrage ausstellen und dann die Angebote auswerten, um zu bestimmen, welche am besten zu den Anforderungen seines Unternehmens passen.
Die dritte Phase des Kaufprozesses ist der eigentliche Kauf. Für den Mann, der das Mittagessen kauft, ist dies so einfach wie das Bestellen seines Essens, das Bezahlen am Fenster und das Wegfahren. Für den IT-Manager kann dies das Aushandeln von Preisen, das Einholen der Kaufgenehmigung, das Unterzeichnen von Verträgen, das Entgegennehmen des Produkts und das Bezahlen der Rechnung umfassen.
Der Kaufprozess endet in der Regel mit der Evaluierungsphase. Hier entscheidet der Käufer, ob er einen guten Kauf getätigt hat und ob er das Produkt behalten oder wieder mit dem Verkäufer Geschäfte machen wird. Für den Mittagessen bedeutet dies, dass er sein Essen isst und entscheidet, ob es gut ist. Für den IT-Manager bedeutet dies, die Wirksamkeit des Systems über einen längeren Zeitraum zu bewerten. In einigen Fällen kann diese Phase des Prozesses Garantien oder Garantien beinhalten und sogar zu einer Rücksendung des Produkts oder einer Rückerstattungsanforderung führen.