Wat is een print audit?

Een print-audit wordt meestal uitgevoerd door grote organisaties in afwachting van een printserviceaanvraag voor een voorstel of contractverlenging. Het primaire doel van een afdrukaudit is het verzamelen van statistieken over het huidige printergebruik, verschillende methoden voor toegang tot afdrukbronnen en het bepalen van de totale operationele kosten in verband met afdrukactiviteiten. De term audit wordt meestal geassocieerd met een gedetailleerd financieel overzicht. Het belangrijkste doel van een audit is echter dat onpartijdige professionals informatie verzamelen en een formeel rapport verstrekken om te helpen bij de besluitvorming op uitvoerend niveau.

De reikwijdte van een afdrukaudit moet duidelijk worden gedefinieerd aan het begin van het proces om een ​​haalbare reactie te garanderen. De definitie van een afdrukfunctie of gerelateerde taak is van cruciaal belang, omdat aannames kunnen leiden tot verkeerde conclusies. Een afdrukaudit kan bijvoorbeeld fotokopieën, elektronisch scannen van documenten en afdruktaken of een combinatie van deze opties omvatten. In andere bedrijven of industrieën kan het afdrukken alle externe drukkerijleveranciers of contracten voor items zoals brochures, pamfletten en gerelateerde items omvatten.

De eerste stap in een afdrukaudit is het verzamelen van gebruiksstatistieken. Alle printers hebben een kopieerteller en digitale eenheden slaan deze informatie elektronisch op. Sommige printers staan ​​bekend als multifunctionele eenheden en kunnen afdrukken, scannen en fotokopiëren. De statistieken voor elk van deze taken worden afzonderlijk opgeslagen. Eenheden met zowel kleur- als zwart-witopties scheiden deze twee taken ook voor een grotere nauwkeurigheid.

Een uitgebreide afdrukaudit moet informatie bevatten over hoe toegang wordt verkregen tot afdrukbronnen. Er zijn vaak meerdere processen binnen dezelfde organisatie, en dit kan worden gebaseerd op de soorten services waartoe toegang wordt verkregen. Een modern kantoor heeft bijvoorbeeld een volledig netwerkprinter die meestal wordt gedeeld door een groep mensen. Andere faciliteiten kunnen afzonderlijke printers op elk werkstation hebben. Grote afdruktaken of speciale verzoeken kunnen worden verzonden naar een geselecteerde lijst met leveranciers of een willekeurig gekozen uit het telefoonboek.

De totale bedrijfskosten voor alle printgerelateerde activiteiten vormen een essentieel onderdeel van elke printaudit. Deze informatie moet de vaste apparatuurkosten, verbruiksgoederen, reparatieservices, externe afdrukkosten, elektriciteit en ruimtevereisten omvatten. Voor de meeste bedrijven zijn de totale printkosten vrij hoog en het is een geweldige plek om kostenbesparende maatregelen te nemen. Bij het meten van de totale bedrijfskosten moet ook personeelstijd worden besteed aan het onderhoud en de ondersteuning van deze units.