Vad är en tryckrevision?
En tryckrevision utförs vanligtvis av stora organisationer i väntan på en begäran om utskriftstjänster för förslag eller förnyelse av kontrakt. Det primära syftet med en utskriftsrevision är att samla in mätvärden för aktuell skrivaranvändning, olika metoder för åtkomst till utskriftsresurser och bestämma de totala driftskostnaderna för utskriftsaktiviteter. Begreppet revision är vanligtvis associerad med en detaljerad ekonomisk granskning. Huvudsyftet med varje revision är emellertid att opartisk proffs samlar in information och tillhandahåller en formell rapport som hjälper till att fatta beslut på verkställande nivå.
Omfattningen av en tryckt revision måste tydligt definieras i början av processen för att säkerställa ett hållbart svar. Definitionen av en utskriftsfunktion eller relaterat jobb är kritisk, eftersom antaganden kan leda till felaktiga slutsatser. Till exempel kan en utskriftsrevision inkludera fotokopior, elektronisk dokumentskanning och utskriftsjobb eller en blandning av dessa alternativ. I andra företag eller branscher kan utskrift inkludera alla externa leverantörer för tryckning eller kontrakt för artiklar som broschyrer, broschyrer och relaterade artiklar.
Det första steget i varje tryckrevision är att samla in användningsmetriker. Alla skrivare har en kopieringsräknare, och digitala enheter lagrar denna information elektroniskt. Vissa skrivare är kända som multifunktionsenheter och har möjlighet att skriva ut, skanna och kopiera. Mätvärdena för var och en av dessa uppgifter lagras separat. Enheter som har både färg och svartvitt alternativ skiljer också dessa två uppgifter för större noggrannhet.
En omfattande utskriftsrevision måste innehålla information om hur utskriftsresurser går åt. Det finns ofta flera processer inom samma organisation, och det kan baseras på vilka typer av tjänster som åtkomst till. Till exempel har ett modernt kontor en helt nätverksskrivare som vanligtvis delas av en grupp människor. Andra faciliteter kan ha enskilda skrivare på varje arbetsstation. Stora utskriftsjobb eller specialförfrågningar kan skickas till en utvald lista över leverantörer eller till ett slumpmässigt valt ur telefonboken.
Den totala driftskostnaden för all utskriftsrelaterad aktivitet är en väsentlig del av varje tryckrevision. Denna information måste innehålla fasta utrustningskostnader, förbrukningsartiklar, reparationstjänster, externa utskriftskostnader, el- och utrymmeskrav. För de flesta företag är den totala kostnaden för utskriftsaktivitet ganska hög och är ett bra ställe att införa kostnadsbesparande åtgärder. Vid mätning av de totala driftskostnaderna måste personaltid som är avsedd för underhåll och support av dessa enheter också inkluderas.