인쇄 감사 란 무엇입니까?

인쇄 감사는 일반적으로 제안 또는 계약 갱신을위한 인쇄 서비스 요청을 예상하여 대규모 조직에서 수행합니다. 인쇄 감사의 주요 목적은 현재 프린터 사용, 인쇄 리소스에 액세스하는 다양한 방법에 대한 메트릭을 수집하고 인쇄 작업과 관련된 총 운영 비용을 결정하는 것입니다. 감사라는 용어는 일반적으로 자세한 재무 검토와 관련이 있습니다. 그러나 모든 감사의 주요 목적은 공정한 전문가가 정보를 수집하고 임원 수준의 의사 결정을 지원하는 공식 보고서를 제공하는 것입니다.

실행 가능한 응답을 보장하기 위해 프로세스 시작시 인쇄 감사의 범위를 명확하게 정의해야합니다. 가정이 잘못된 결론을 초래할 수 있으므로 인쇄 기능 또는 관련 작업의 정의가 중요합니다. 예를 들어, 인쇄 감사에는 복사, 전자 문서 스캔 및 인쇄 작업 또는 이러한 옵션의 혼합이 포함될 수 있습니다. 다른 회사 나 산업에서는 인쇄에 모든 외부 인쇄 공급 업체 나 브로셔, 팜플렛 및 관련 항목과 같은 항목에 대한 계약이 포함될 수 있습니다.

인쇄 감사의 첫 번째 단계는 사용 메트릭을 수집하는 것입니다. 모든 프린터에는 복사 카운터가 있으며 디지털 장치는이 정보를 전자적으로 저장합니다. 일부 프린터는 다기능 장치로 알려져 있으며 인쇄, 스캔 및 복사 기능이 있습니다. 이러한 각 작업에 대한 메트릭은 별도로 저장됩니다. 색상 및 흑백 옵션이 모두있는 장치는 정확도를 높이기 위해이 두 작업을 분리합니다.

종합적인 인쇄 감사에는 인쇄 리소스에 액세스하는 방법에 대한 정보가 포함되어야합니다. 동일한 조직 내에 여러 프로세스가있는 경우가 많으며 이는 액세스하는 서비스 유형을 기반으로 할 수 있습니다. 예를 들어, 현대 사무실에는 일반적으로 한 그룹의 사람들이 공유하는 완전히 네트워크화 된 프린터가 있습니다. 다른 시설에는 각 워크 스테이션에 개별 프린터가있을 수 있습니다. 대량 인쇄 작업 또는 특별 요청은 선택된 공급 업체 목록으로 보내거나 전화 번호부에서 임의로 선택한 작업으로 보낼 수 있습니다.

모든 인쇄 관련 활동에 대한 총 운영 비용은 모든 인쇄 감사의 필수 부분입니다. 이 정보에는 고정 장비 비용, 소모품, 수리 서비스, 외부 인쇄 비용, 전기 및 공간 요구 사항이 포함되어야합니다. 대부분의 회사에서 총 인쇄 비용은 상당히 높으며 비용 절감 조치를 도입하기에 좋은 장소입니다. 총 운영 비용을 측정 할 때는 이러한 장치의 유지 관리 및 지원에 전념하는 직원 시간도 포함되어야합니다.