Co je tiskový audit?
Tiskový audit obvykle provádějí velké organizace v očekávání žádosti o tiskové služby pro návrh nebo obnovení smlouvy. Hlavním účelem tiskového auditu je shromažďovat metriky o aktuálním používání tiskárny, různých metodách přístupu k tiskovým zdrojům a určit celkové provozní náklady spojené s tiskovými činnostmi. Termín audit je obvykle spojen s podrobným finančním přezkumem. Hlavním účelem jakéhokoli auditu je však, aby nestranní odborníci shromažďovali informace a poskytovali formální zprávu, která jim pomůže při rozhodování na výkonné úrovni.
Rozsah tiskového auditu musí být jasně definován na začátku procesu, aby byla zajištěna životaschopná reakce. Definice tiskové funkce nebo související úlohy je kritická, protože předpoklady mohou vést k chybným závěrům. Například tiskový audit může zahrnovat fotokopie, elektronické skenování dokumentů a tiskové úlohy nebo kombinaci těchto možností. V jiných firmách nebo odvětvích může tisk zahrnovat všechny externí dodavatele tisku nebo smlouvy na položky, jako jsou brožury, brožury a související položky.
Prvním krokem v každém tiskovém auditu je shromáždění metrik využití. Všechny tiskárny mají čítač kopií a digitální jednotky tyto informace ukládají elektronicky. Některé tiskárny jsou známé jako multifunkční jednotky a mají schopnost tisknout, skenovat a kopírovat. Metriky pro každou z těchto úkolů jsou uloženy samostatně. Jednotky, které mají barevné i černobílé možnosti, také oddělují tyto dva úkoly pro větší přesnost.
Komplexní tiskový audit musí zahrnovat informace o přístupu k tiskovým prostředkům. Ve stejné organizaci často existuje více procesů, a to může být založeno na typech služeb, ke kterým se přistupuje. Například moderní kancelář má plně síťovou tiskárnu, kterou obvykle sdílí skupina lidí. V jiných zařízeních mohou být jednotlivé tiskárny umístěny na každé pracovní stanici. Velké tiskové úlohy nebo speciální požadavky lze zaslat na vybraný seznam dodavatelů nebo na jeden náhodně vybraný z telefonního seznamu.
Celkové provozní náklady na veškeré činnosti související s tiskem jsou nezbytnou součástí každého tiskového auditu. Tyto informace musí zahrnovat fixní náklady na vybavení, spotřební materiál, opravárenské služby, externí náklady na tisk, elektřinu a požadavky na prostor. Pro většinu firem jsou celkové náklady na tiskové aktivity poměrně vysoké a jsou skvělým místem pro zavedení opatření na úsporu nákladů. Při měření celkových provozních nákladů musí být rovněž zahrnut čas personálu věnovaný údržbě a podpoře těchto jednotek.