Was ist ein Druckaudit?
Ein Druckaudit wird in der Regel von großen Organisationen im Vorgriff auf eine Druckdienstleistungsanfrage für ein Angebot oder eine Vertragsverlängerung durchgeführt. Der Hauptzweck einer Druckprüfung besteht darin, Messdaten zur aktuellen Druckernutzung und zu verschiedenen Methoden für den Zugriff auf Druckressourcen zu erfassen und die mit Druckaktivitäten verbundenen Gesamtbetriebskosten zu ermitteln. Der Begriff Audit ist in der Regel mit einer detaillierten Finanzprüfung verbunden. Der Hauptzweck jeder Prüfung besteht jedoch darin, dass unparteiische Fachkräfte Informationen sammeln und einen formellen Bericht vorlegen, um bei der Entscheidungsfindung auf Führungsebene zu helfen.
Der Umfang eines Druckaudits muss zu Beginn des Prozesses klar definiert werden, um eine tragfähige Reaktion zu gewährleisten. Die Definition einer Druckfunktion oder eines zugehörigen Auftrags ist kritisch, da Annahmen zu fehlerhaften Schlussfolgerungen führen können. Beispielsweise kann eine Druckprüfung Fotokopien, elektronisches Scannen von Dokumenten und Druckaufträge oder eine Mischung dieser Optionen umfassen. In anderen Unternehmen oder Branchen kann der Druck alle externen Druckanbieter oder Verträge für Artikel wie Broschüren, Druckschriften und verwandte Artikel umfassen.
Der erste Schritt bei einer Druckprüfung besteht darin, Nutzungskennzahlen zu erfassen. Alle Drucker verfügen über einen Kopienzähler, und digitale Einheiten speichern diese Informationen elektronisch. Einige Drucker sind als Multifunktionsgeräte bekannt und können drucken, scannen und fotokopieren. Die Metriken für jede dieser Aufgaben werden separat gespeichert. Einheiten, die sowohl Farb- als auch Schwarzweißoptionen enthalten, trennen diese beiden Aufgaben für eine höhere Genauigkeit.
Ein umfassendes Druckaudit muss Informationen darüber enthalten, wie auf Druckressourcen zugegriffen wird. In einer Organisation gibt es häufig mehrere Prozesse. Dies kann auf den Arten der Dienste beruhen, auf die zugegriffen wird. Beispielsweise verfügt ein modernes Büro über einen vollständig vernetzten Drucker, der normalerweise von einer Gruppe von Personen gemeinsam genutzt wird. In anderen Einrichtungen befinden sich möglicherweise einzelne Drucker an jeder Arbeitsstation. Große Druckaufträge oder Sonderwünsche können an eine ausgewählte Liste von Anbietern oder an einen zufällig ausgewählten Anbieter aus dem Telefonbuch gesendet werden.
Die Gesamtbetriebskosten für alle druckbezogenen Aktivitäten sind ein wesentlicher Bestandteil jeder Druckprüfung. Diese Informationen müssen die festen Gerätekosten, Verbrauchsmaterialien, Reparaturdienste, externen Druckkosten, den Stromverbrauch und den Platzbedarf enthalten. Für die meisten Unternehmen sind die Gesamtkosten für die Drucktätigkeit recht hoch und ein großartiger Ort, um Maßnahmen zur Kosteneinsparung einzuführen. Bei der Messung der Gesamtbetriebskosten muss auch die für die Wartung und den Support dieser Einheiten aufgewendete Personalzeit berücksichtigt werden.