Was ist eine Druckprüfung?
Eine Druckprüfung wird in der Regel von großen Organisationen im Vorgriff auf einen Druckdienstantrag auf Vorschlag oder Vertragsverlängerung durchgeführt. Der Hauptzweck einer Druckprüfung besteht darin, Metriken für den aktuellen Druckergebrauch, verschiedene Methoden zum Zugriff auf Druckressourcen zu sammeln und die gesamten Betriebskosten zu bestimmen, die mit Druckaktivitäten verbunden sind. Der Begriff Audit ist in der Regel mit einer detaillierten finanziellen Überprüfung verbunden. Der Hauptzweck einer Prüfung besteht jedoch darin, dass unparteiische Fachkräfte Informationen sammeln und einen formellen Bericht zur Unterstützung der Entscheidungsfindung auf Exekutivebene bereitstellen. Die Definition einer Druckfunktion oder eines verwandten Jobs ist kritisch, da Annahmen zu fehlerhaften Schlussfolgerungen führen können. Beispielsweise kann ein Druckprüfung Fotokopien, elektronisches Dokumentscannen und Druckaufträge oder eine Mischung dieser Optionen enthalten. In anderen Unternehmen oder Branchen kann der Druck in Drucken inClude alle externen Drucklieferanten oder Verträge für Gegenstände wie Broschüren, Broschüren und verwandte Gegenstände.
Der erste Schritt bei jedem Druckprüfung besteht darin, Verwendungsmetriken zu sammeln. Alle Drucker verfügen über einen Kopierzähler und digitale Einheiten speichern diese Informationen elektronisch. Einige Drucker sind als Multifunktionseinheiten bekannt und können drucken, scannen und fotokopieren. Die Metriken für jede dieser Aufgaben werden separat gespeichert. Einheiten, die sowohl Farbe als auch Schwarzweißoptionen haben, trennen diese beiden Aufgaben auch für eine größere Genauigkeit.
Eine umfassende Druckprüfung muss Informationen darüber enthalten, wie Druckressourcen zugegriffen werden. In derselben Organisation gibt es häufig mehrere Prozesse, die auf den Arten von Diensten beruhen, die zugegriffen werden. Zum Beispiel hat ein modernes Büro einen voll vernetzten Drucker, der normalerweise von einer Gruppe von Personen geteilt wird. Andere Einrichtungen können einzelne Drucker haben lauf jeder Workstation gezwungen. Große Druckaufträge oder Sonderanfragen können an eine ausgewählte Liste von Anbietern oder eine zufällig ausgewählte Auswahl aus dem Telefonbuch gesendet werden.
Die Gesamtbetriebskosten für alle druckbedingten Aktivitäten sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Druckprüfers. Diese Informationen müssen die Kosten für feste Geräte, Verbrauchsmaterialien, Reparaturdienste, externe Druckkosten, Strom und Platzanforderungen umfassen. Für die meisten Unternehmen sind die Gesamtkosten für die Druckaktivität ziemlich hoch und sind ein großartiger Ort, um kostensparende Maßnahmen einzuführen. Bei der Messung der Gesamtbetriebskosten muss auch die Personalzeit für die Wartung und Unterstützung dieser Einheiten einbezogen werden.