Hva er en trykkrevisjon?
En trykkrevisjon blir vanligvis utført av store organisasjoner i påvente av en forespørsel om utskriftstjenester for forslag eller fornyelse av kontrakten. Det primære formålet med en utskriftsrevisjon er å samle inn beregninger for gjeldende skriverbruk, forskjellige metoder for å få tilgang til utskriftsressurser og bestemme de totale driftskostnadene knyttet til utskriftsaktiviteter. Begrepet revisjon er vanligvis forbundet med en detaljert økonomisk gjennomgang. Imidlertid er hovedhensikten med enhver revisjon at upartisk fagpersonell skal samle inn informasjon og gi en formell rapport for å bistå i beslutninger på utøvende nivå.
Omfanget av en trykkrevisjon må være klart definert i begynnelsen av prosessen for å sikre en levedyktig respons. Definisjonen av en utskriftsfunksjon eller beslektet jobb er kritisk, da antakelser kan føre til feilkonklusjoner. For eksempel kan en utskriftsrevisjon inkludere fotokopier, elektronisk dokumentskanning og utskriftsjobber eller en blanding av disse alternativene. I andre firmaer eller bransjer kan utskrift inkludere alle eksterne utskriftsleverandører eller kontrakter for varer som brosjyrer, hefter og relaterte varer.
Det første trinnet i en utskriftsrevisjon er å samle inn bruksmålinger. Alle skrivere har en kopiteller, og digitale enheter lagrer denne informasjonen elektronisk. Noen skrivere er kjent som multifunksjonsenheter og har muligheten til å skrive ut, skanne og kopiere. Beregningene for hver av disse oppgavene lagres separat. Enheter som har både farge- og svart-hvittalternativer, skiller også disse to oppgavene for større nøyaktighet.
En omfattende utskriftsrevisjon må inneholde informasjon om hvordan utskriftsressursene er tilgjengelige. Det er ofte flere prosesser i samme organisasjon, og dette kan være basert på hvilke typer tjenester man får tilgang til. For eksempel har et moderne kontor en nettverkskriver som vanligvis deles av en gruppe mennesker. Andre fasiliteter kan ha individuelle skrivere plassert på hver arbeidsstasjon. Store utskriftsjobber eller spesielle forespørsler kan sendes til en valgt liste over leverandører eller en tilfeldig valgt fra telefonboken.
De totale driftskostnadene for all utskriftsrelatert aktivitet er en vesentlig del av enhver trykkrevisjon. Denne informasjonen må inkludere faste utstyrskostnader, forbruksvarer, reparasjonstjenester, eksterne utskriftskostnader, strøm og plassbehov. For de fleste firmaer er de totale kostnadene for utskriftsaktivitet ganske høye og er et flott sted å innføre kostnadsbesparende tiltak. Når du måler de totale driftskostnadene, må også medarbeidertiden som er dedikert til vedlikehold og support av disse enhetene være inkludert.