Wat is een projectlevenscyclus?
Een levenscyclus van een project is het proces waarbij een project van conceptfase tot en met closeout wordt uitgevoerd. Er zijn veel stappen in de levenscyclus van een project en, afhankelijk van het type project, kunnen sommige aanzienlijk langer duren dan andere. Doorgaans is er een projectmanager die verantwoordelijk is voor het algehele succes van het project. Er zijn ook verschillende functionele gebiedsexperts aangesteld als teamleden die verantwoordelijk zijn voor het correct uitvoeren van bepaalde aspecten van het project.
De eerste stap in de levenscyclus van een project is het identificeren van een behoefte. Deze eerste stap definieert het project en wat het gewenste resultaat zal zijn. De projectmanager wordt toegewezen en een voorlopige tijdlijn voor de voltooiing van het project wordt ontwikkeld. Als er geen financiering is verkregen, worden zakelijke rechtvaardigingen en financieringsverzoeken ingediend. Er kunnen ook vergaderingen zijn om te beslissen hoe de projectmijlpalen zullen worden gemeten en wie verantwoordelijk zal zijn voor elke levenscyclusstap van het project.
De tweede stap in een projectlevenscyclus is planning. Hoewel in de beginfase een plan op topniveau werd ingediend, worden de gedetailleerde mijlpaal- en uitvoeringsplannen tijdens de planningsfase gedefinieerd. Elk te leveren product wordt samen met een verwachte voltooiingsdatum weergegeven. Als er meerdere afhankelijkheden zijn, zoals taak één moet worden voltooid voordat taak twee kan beginnen, is er vaak een Gantt-diagram ontwikkeld, zodat alle teamleden weten wie waarvoor verantwoordelijk is.
De derde stap in een projectlevenscyclus is uitvoering. Dit is de fase waarin alle plannen worden uitgevoerd. Elk teamlid gaat door met zijn of haar vereiste taak terwijl de projectmanager toezicht houdt om ervoor te zorgen dat iedereen op schema blijft. De projectmanager bewaakt ook de mijlpalen met betrekking tot budgetten om ervoor te zorgen dat elke mijlpaal binnen het budget wordt bereikt. Als een bepaalde taak in gevaar is, werkt de projectmanager samen met de teamleden om extra personeel of geld toe te voegen, zodat het hele project op schema kan blijven.
De laatste stap in de levenscyclus van een project is de afsluiting. Tijdens deze fase worden de afzonderlijke taken voltooid en wordt het hele project ter goedkeuring voorgelegd. Als het project iets concreets was, zoals een nieuwe productlancering of daadwerkelijke constructie, omvat close-out ook de levering van het product aan de eindklant. Teamleden worden ontslagen van hun projecttaken en mogen terug naar hun normale taken en de projectmanager dient een eindrapport in waarin wordt beschreven hoe het team presteerde met betrekking tot tijdlijnen en budgetten. Vaak bevat het rapport suggesties voor het verbeteren van toekomstige projecten op basis van de ervaringen van het huidige project, zodat de volgende projectmanager weet wat wel en niet goed werkte.