Wat is een voorstelevaluatie?

Een voorstelevaluatie is een proces in vijf stappen dat wordt gebruikt om een ​​formeel zakelijk voorstel evenwichtig en onpartijdig te beoordelen. Dit type proces wordt meestal aangetroffen in afdelingen inkoop of contractbeheer van grote organisaties of bedrijven. Het primaire doel van een voorstelevaluatie is ervoor te zorgen dat een eerlijk en transparant proces wordt gebruikt om de winnende inzending te selecteren. Dit is erg belangrijk, omdat vaak voorstellen nodig zijn voor dure projecten of uitgaven.

De vijf stappen die bij de evaluatie van het voorstel worden gebruikt, zijn: een team vormen om de inzendingen te beoordelen, te zorgen voor naleving van de indieningsvereisten, reacties op details van het aanbestedingsdocument te beoordelen, elke categorie een gewicht toekennen en elke inzending scoren. Het voorstel met de hoogste score is de succesvolle bieder. Nadat de selectie is gemaakt, worden alle bedrijven die een voorstel hebben ingediend op de hoogte gebracht van de resultaten. Niet-succesvolle bedrijven hebben het recht om een ​​rechtszaak aan te spannen als ze vinden dat het proces bevooroordeeld was of het contractenrecht heeft overtreden.

De eerste stap in een voorstelevaluatieproces is het vormen van een intern team dat verantwoordelijk is voor het beoordelen van inzendingen. Het lidmaatschap van het team moet gebaseerd zijn op expertise in het relevante proces, gerelateerde ervaring en een goed begrip van het inkoopproces. In sommige organisaties is dit team betrokken bij het opstellen van de aanvraag tot het indienen van voorstellen (RFP) of aanbestedingsdocumenten die onder potentiële leveranciers worden verspreid. Andere bedrijven kunnen besluiten dat het hebben van twee afzonderlijke teams de mogelijkheid voor belangenconflicten en interferentie met de definitieve selectie wegneemt.

Doorgaans beoordeelt een inkoopfunctionaris of RFP-coördinator alle inzendingen om te zorgen voor volledige naleving van alle vereisten. Dit is puur een administratieve controle om ervoor te zorgen dat alle biedingen vóór de deadline zijn ontvangen, de vereiste betaling is verwerkt en dat er geen pagina's of documenten ontbreken. Zodra deze controle is voltooid, worden kopieën van de voorstellen gemaakt voor elk lid van het evaluatieteam.

De teamleden beginnen in de nieuwe fase van de voorstelevaluatie door elke individuele reactie te beoordelen en te vergelijken met de RFP of het specificatiedocument. Het doel van de beoordeling is om te bepalen of het voorstel betrekking heeft op alle items in de RFP. Ontbrekende items worden soms gerapporteerd aan de RFP-coördinator, die contact opneemt met het bedrijf om te controleren of de omissie een administratieve fout is, maar in veel gevallen wordt er geen follow-up uitgevoerd.

Afhankelijk van de structuur van het team wordt een gewicht toegewezen aan elke sectie van de RFP. Sommige bedrijven nemen deze beslissingen als groep, en anderen staan ​​elk teamlid toe een onafhankelijk oordeel te vellen. Het totale gewicht moet maximaal 100 zijn en de categorieën moeten gebaseerd zijn op de werkelijke RFP-vereisten. Hoewel sommige bedrijven gewicht toekennen aan de kwaliteit van de daadwerkelijke indiening, doen veel niet, omdat dit in wezen punten oplevert voor het indienen van een voorstel.

De laatste fase van de evaluatie van het voorstel is het toekennen van een score. Elk teamlid neemt een onafhankelijke beslissing en dient zijn of haar scorekaart in bij de RFP-coördinator, die vervolgens de antwoorden optelt en het succesvolle voorstel bepaalt. Dit hele proces moet transparant en verdedigbaar zijn in een rechtbank als onpartijdig en eerlijk.