Vad är en förslag utvärdering?
En förslagsutvärdering är en femstegsprocess som används för att ge en balanserad, opartisk granskning av ett formellt affärsförslag. Denna typ av process finns oftast i upphandlings- eller kontrakthanteringsavdelningar i stora organisationer eller företag. Det främsta syftet med en utvärdering av förslag är att säkerställa att en rättvis och transparent process används för att välja den vinnande inlämningen. Detta är mycket viktigt eftersom förslag ofta krävs för dyra projekt eller utgifter.
De fem stegen som används i förslaget utvärdering är: bilda ett team för att granska inlämningar, säkerställa överensstämmelse med inlämningskraven, granska svar mot detaljer i anbudsdokumentet, tilldela en vikt till varje kategori och betygsätta varje inlämning. Förslaget med den högsta poängen är den framgångsrika budgivaren. När valet har gjorts informeras alla företag som lämnade ett förslag om resultaten. Framgångsrika företag har rätt att väcka talan om de anser att processen var partisk eller bröt avtalsrätten.
Det första steget i en förslag utvärderingsprocess är att bilda ett internt team som kommer att ansvara för att granska inlagor. Medlemskapet i teamet bör baseras på expertis i den relevanta processen, relaterad erfarenhet och en fast förståelse för upphandlingsprocessen. I vissa organisationer är detta team involverat i att skapa begäran om förslag (RFP) eller anbudsdokument som distribueras till potentiella leverantörer. Andra företag kan besluta att att ha två separata team tar bort möjligheten för intressekonflikt och störningar i det slutliga urvalet.
Vanligtvis granskar en upphandlingsansvarig eller RFP-samordnare alla inlagor för att säkerställa fullständig efterlevnad av alla krav. Detta är enbart en administrativ kontroll för att säkerställa att alla anbud har mottagits före tidsfristen, alla nödvändiga betalningar behandlades och att inga sidor eller dokument saknas. När denna kontroll är klar görs kopior av förslagen för varje medlem i utvärderingsteamet.
Teammedlemmarna börjar på den nya scenen i förslagets utvärdering genom att granska varje enskilt svar och jämföra det med RFP eller specifikationsdokumentet. Syftet med översynen är att avgöra om förslaget adresserar alla punkter i RFP. Objekt som saknas rapporteras ibland till RFP-samordnaren, som följer upp med företaget för att kontrollera om utelämnandet är ett kontoristiskt fel, men i många fall görs ingen uppföljning.
Beroende på teamets struktur tilldelas en vikt till varje avsnitt av RFP. Vissa företag fattar dessa beslut som en grupp, och andra tillåter varje gruppmedlem att fatta ett oberoende omdöme. Den totala vikten måste lägga till upp till 100, och kategorierna måste baseras på de faktiska RFP-kraven. Även om vissa företag tilldelar kvaliteten på den faktiska inlämningen, gör många inte det, eftersom det i princip tilldelar poäng för att lämna in ett förslag.
Det sista steget i förslaget utvärdering är att tilldela en poäng. Varje teammedlem fattar ett oberoende beslut och skickar in sitt poängkort till RFP-koordinatorn, som sedan sammanställer svaren och bestämmer det framgångsrika förslaget. Hela processen bör vara transparent och försvarbar i en domstol som opartisk och rättvis.