Was ist eine Angebotsbewertung?
Bei einer Angebotsbewertung handelt es sich um einen fünfstufigen Prozess, mit dem eine ausgewogene, unparteiische Überprüfung eines formellen Geschäftsangebots ermöglicht wird. Diese Art von Verfahren wird am häufigsten in Beschaffungs- oder Vertragsverwaltungsabteilungen großer Organisationen oder Unternehmen eingesetzt. Der Hauptzweck einer Angebotsbewertung besteht darin, sicherzustellen, dass ein faires und transparentes Verfahren zur Auswahl des Gewinnerbeitrags angewendet wird. Dies ist sehr wichtig, da häufig Vorschläge für teure Projekte oder Ausgaben erforderlich sind.
Die fünf Schritte der Angebotsbewertung sind: Bilden Sie ein Team, um die Einreichungen zu überprüfen, die Einhaltung der Einreichungsanforderungen zu gewährleisten, die Antworten anhand der Angaben in der Ausschreibungsunterlage zu überprüfen, jeder Kategorie ein Gewicht zuzuweisen und jede Einreichung zu bewerten. Der Vorschlag mit der höchsten Punktzahl ist der erfolgreiche Bieter. Sobald die Auswahl getroffen ist, werden alle Unternehmen, die einen Vorschlag eingereicht haben, über die Ergebnisse informiert. Erfolglose Unternehmen haben das Recht, Klage zu erheben, wenn sie der Ansicht sind, dass das Verfahren voreingenommen ist oder gegen das Vertragsrecht verstößt.
Der erste Schritt bei einer Angebotsbewertung besteht darin, ein internes Team zu bilden, das für die Überprüfung der eingereichten Beiträge verantwortlich ist. Die Mitgliedschaft im Team sollte auf Fachkenntnissen im jeweiligen Prozess, einschlägigen Erfahrungen und einem festen Verständnis des Beschaffungsprozesses beruhen. In einigen Organisationen ist dieses Team an der Erstellung der Angebotsanfrage oder des Ausschreibungsdokuments beteiligt, das an potenzielle Lieferanten verteilt wird. Andere Unternehmen könnten entscheiden, dass zwei separate Teams die Möglichkeit von Interessenkonflikten und Störungen bei der endgültigen Auswahl beseitigen.
In der Regel überprüft ein Beschaffungsbeauftragter oder RFP-Koordinator alle Einreichungen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen vollständig erfüllt werden. Hierbei handelt es sich lediglich um eine administrative Überprüfung, um sicherzustellen, dass alle Angebote vor Ablauf der Frist eingegangen sind, die erforderliche Zahlung verarbeitet wurde und keine Seiten oder Dokumente fehlen. Nach Abschluss dieser Prüfung werden Kopien der Vorschläge für jedes Mitglied des Bewertungsteams angefertigt.
Die Teammitglieder beginnen mit der neuen Phase der Angebotsbewertung, indem sie jede einzelne Antwort überprüfen und mit dem RFP oder Spezifikationsdokument vergleichen. Der Zweck der Überprüfung besteht darin, zu bestimmen, ob der Vorschlag alle Elemente im RFP anspricht. Gelegentlich werden fehlende Elemente an den RFP-Koordinator gemeldet, der mit dem Unternehmen Kontakt aufnimmt, um zu prüfen, ob es sich um einen Schreibfehler handelt. In vielen Fällen werden jedoch keine Folgemaßnahmen ergriffen.
Abhängig von der Struktur des Teams wird jedem Abschnitt des RFP ein Gewicht zugewiesen. Einige Unternehmen treffen diese Entscheidungen als Gruppe, andere erlauben es jedem Teammitglied, ein unabhängiges Urteil zu fällen. Das Gesamtgewicht muss 100 betragen und die Kategorien müssen auf den tatsächlichen RFP-Anforderungen basieren. Obwohl einige Unternehmen der Qualität der tatsächlichen Einreichung Gewicht beimessen, tun dies viele nicht, da hierdurch im Wesentlichen Punkte für die Einreichung eines Vorschlags vergeben werden.
In der letzten Phase der Angebotsbewertung wird eine Punktzahl vergeben. Jedes Teammitglied trifft eine unabhängige Entscheidung und übermittelt seine Scorecard an den RFP-Koordinator, der die Antworten summiert und den erfolgreichen Vorschlag festlegt. Dieser gesamte Prozess sollte transparent und vor Gericht als unvoreingenommen und fair vertretbar sein.