Co je hodnocení návrhu?
Hodnocení návrhu je pětistupňový proces používaný k zajištění vyváženého a nestranného přezkumu formálního obchodního návrhu. Tento typ procesu se nejčastěji vyskytuje v odděleních zadávání zakázek nebo správy smluv velkých organizací nebo korporací. Hlavním účelem hodnocení návrhu je zajistit, aby byl pro výběr vítězného podání použit spravedlivý a transparentní proces. To je velmi důležité, protože návrhy se často vyžadují pro nákladné projekty nebo výdaje.
Při hodnocení návrhu se používá pět kroků: vytvoření týmu pro kontrolu podání, zajištění souladu s požadavky na podání, přezkoumání odpovědí proti podrobnostem zadávacího dokumentu, přiřazení váhy každé kategorii a hodnocení každého podání. Návrh s nejvyšším skóre je úspěšným uchazečem. Jakmile je výběr proveden, jsou o výsledcích informovány všechny společnosti, které předložily návrh. Neúspěšné společnosti mají právo podat žalobu, pokud mají pocit, že byl tento proces zkreslený nebo porušil smluvní právo.
Prvním krokem v procesu hodnocení návrhu je vytvoření interního týmu, který bude odpovědný za přezkoumání podání. Členství v týmu by mělo být založeno na odborných znalostech v příslušném procesu, souvisejících zkušenostech a pevném porozumění procesu zadávání zakázek. V některých organizacích se tento tým podílí na tvorbě žádosti o nabídku (RFP) nebo zadávací dokumentace, která je distribuována potenciálním dodavatelům. Jiné podniky se mohou rozhodnout, že mít dva oddělené týmy odstraní možnost střetu zájmů a zásahu do konečného výběru.
Úředník pro zadávání zakázek nebo koordinátor RFP obvykle kontroluje všechna podání, aby zajistil úplný soulad se všemi požadavky. Jde o čistě administrativní kontrolu, aby se zajistilo, že všechny nabídky byly obdrženy před termínem, byla zpracována veškerá požadovaná platba a že žádné stránky ani dokumenty chybí. Po dokončení této kontroly se vyhotoví kopie návrhů pro každého člena hodnotícího týmu.
Členové týmu začínají v nové fázi hodnocení návrhu přezkoumáním každé jednotlivé reakce a porovnáním s RFP nebo specifikačním dokumentem. Účelem přezkumu je zjistit, zda se návrh týká všech položek v RFP. Položky, které chybí, jsou někdy hlášeny koordinátorovi RFP, který navazuje s firmou, aby zkontroloval, zda je opomenutí administrativní chyba, ale v mnoha případech nedochází k následnému sledování.
V závislosti na struktuře týmu je každé sekci RFP přiřazena váha. Některé společnosti dělají tato rozhodnutí jako skupina a jiné umožňují každému členovi týmu učinit nezávislý úsudek. Celková hmotnost musí být až 100 a kategorie musí vycházet ze skutečných požadavků RFP. Ačkoli některé společnosti připisují váhu kvalitě skutečného podání, mnoho nikoli, protože to v zásadě uděluje body za předložení návrhu.
Poslední fází hodnocení návrhu je přiřazení bodového hodnocení. Každý člen týmu učiní nezávislé rozhodnutí a odešle svůj scorecard koordinátorovi RFP, který pak sčítá odpovědi a určí úspěšný návrh. Celý tento proces by měl být průhledný a obhajitelný u soudu jako nestranný a spravedlivý.