提案の評価とは何ですか？

提案の評価は、正式なビジネス提案のバランスの取れた公平なレビューを提供するために使用される5段階のプロセスです。 このタイプのプロセスは、大規模な組織または企業の調達部門または契約管理部門で最も一般的に見られます。 提案の評価の主な目的は、受賞作品を選択するために公正で透明なプロセスが使用されるようにすることです。 これは非常に重要です。なぜなら、高価なプロジェクトや支出にはしばしば提案が必要になるからです。

提案の評価で使用される5つのステップは、チームを編成して提出物を確認し、提出要件の遵守を確認し、入札文書の詳細に対する応答を確認し、各カテゴリに重みを割り当て、各提出物を採点します。 最高スコアのプロポーザルが落札者です。 選択が行われると、提案を提出したすべての企業に結果が通知されます。 成功しなかった企業は、プロセスに偏りがあると感じた場合、または契約法を破った場合、訴訟を起こす権利が​​あります。

提案評価プロセスの最初のステップは、提出物のレビューを担当する社内チームを編成することです。 チームのメンバーシップは、関連プロセスの専門知識、関連する経験、および調達プロセスの確固たる理解に基づいている必要があります。 一部の組織では、このチームは、潜在的なサプライヤーに配布される提案依頼書（RFP）または入札書類の作成に関与しています。 他のビジネスでは、2つの別々のチームを置くことで、利益相反や最終的な選択への干渉の可能性を排除することができます。

通常、調達担当者またはRFPコーディネーターがすべての提出物をレビューして、すべての要件に完全に準拠していることを確認します。 これは、締め切り前にすべての入札が受信され、必要な支払いが処理され、ページやドキュメントが欠落していないことを確認するための純粋な管理チェックです。 このチェックが完了すると、評価チームのメンバーごとに提案のコピーが作成されます。

チームメンバは、個々の応答を確認し、それをRFPまたは仕様文書と比較することにより、提案評価の新しい段階から始めます。 レビューの目的は、提案がRFPのすべての項目に対応しているかどうかを判断することです。 欠落している項目はRFPコーディネーターに報告される場合があります。RFPコーディネーターは会社にフォローアップして、省略が事務的なエラーであるかどうかを確認しますが、多くの場合、フォローアップは行われません。

チームの構造に応じて、RFPの各セクションに重みが割り当てられます。 これらの決定をグループとして行う企業もあれば、各チームメンバーが独立した判断を下せる企業もあります。 合計重量は合計で100である必要があり、カテゴリは実際のRFP要件に基づいている必要があります。 一部の企業は実際の提出物の品質に重みを割り当てていますが、多くの企業は割り当てていません。これは本質的に、提案書を提出するためのポイントを授与するためです。

提案の評価の最後の段階は、スコアを割り当てることです。 各チームメンバーは独立した決定を下し、スコアカードをRFPコーディネーターに提出します。RFPコーディネーターは、応答を合計し、成功した提案を決定します。 このプロセス全体は、公平かつ公正であるとして、法廷で透明かつ防御可能でなければなりません。