Co to jest ocena wniosku?
Ocena wniosku jest pięciostopniowym procesem stosowanym w celu zapewnienia zrównoważonej, bezstronnej oceny formalnej oferty biznesowej. Ten typ procesu najczęściej występuje w działach zakupów lub zarządzania kontraktami dużych organizacji lub korporacji. Głównym celem oceny wniosku jest zapewnienie uczciwego i przejrzystego procesu wyboru zwycięskiego zgłoszenia. Jest to bardzo ważne, ponieważ często wymagane są propozycje dotyczące kosztownych projektów lub wydatków.
Pięć kroków zastosowanych w ocenie wniosku to: utworzenie zespołu w celu przeglądu zgłoszeń, zapewnienie zgodności z wymogami dotyczącymi składania wniosków, przeglądanie odpowiedzi w stosunku do szczegółów dokumentu przetargowego, przypisanie wagi każdej kategorii i ocena każdego zgłoszenia. Oferta z najwyższym wynikiem jest licytującym. Po dokonaniu wyboru wszystkie firmy, które złożyły wniosek, są informowane o wynikach. Nieudane firmy mają prawo do złożenia pozwu, jeśli uważają, że proces był stronniczy lub złamał prawo umów.
Pierwszym krokiem w procesie oceny propozycji jest utworzenie wewnętrznego zespołu, który będzie odpowiedzialny za weryfikację wniosków. Członkostwo w zespole powinno opierać się na wiedzy specjalistycznej w odpowiednim procesie, powiązanych doświadczeniach i silnym zrozumieniu procesu udzielania zamówień. W niektórych organizacjach zespół ten bierze udział w tworzeniu zapytania ofertowego (RFP) lub dokumentu przetargowego, który jest dystrybuowany do potencjalnych dostawców. Inne firmy mogą zdecydować, że posiadanie dwóch oddzielnych zespołów eliminuje możliwość konfliktu interesów i ingerencji w ostateczny wybór.
Zazwyczaj urzędnik ds. Zamówień lub koordynator zapytań ofertowych dokonuje przeglądu wszystkich wniosków, aby zapewnić pełną zgodność ze wszystkimi wymogami. Jest to wyłącznie kontrola administracyjna mająca na celu upewnienie się, że wszystkie oferty wpłynęły przed upływem terminu, wszelkie wymagane płatności zostały przetworzone i że nie brakuje stron ani dokumentów. Po zakończeniu tej kontroli tworzone są kopie propozycji dla każdego członka zespołu oceniającego.
Członkowie zespołu rozpoczynają nowy etap oceny wniosku, przeglądając każdą indywidualną odpowiedź i porównując ją z zapytaniem ofertowym lub dokumentem specyfikacji. Celem przeglądu jest ustalenie, czy wniosek dotyczy wszystkich pozycji w zapytaniu ofertowym. Brakujące elementy są czasami zgłaszane do koordynatora zapytań ofertowych, który monitoruje współpracę z firmą, aby sprawdzić, czy pominięcie jest błędem pisarskim, ale w wielu przypadkach nie podejmuje się żadnych działań następczych.
W zależności od struktury zespołu do każdej sekcji zapytania ofertowego przypisuje się wagę. Niektóre firmy podejmują te decyzje jako grupa, a inne pozwalają każdemu członkowi zespołu na niezależną ocenę. Masa całkowita musi sumować się do 100, a kategorie muszą być oparte na rzeczywistych wymaganiach RFP. Chociaż niektóre firmy przywiązują wagę do jakości faktycznego złożenia, wiele tego nie robi, ponieważ zasadniczo przyznaje to punkty za złożenie wniosku.
Ostatnim etapem oceny wniosku jest przyznanie punktacji. Każdy członek zespołu podejmuje niezależną decyzję i przekazuje swoją kartę wyników koordynatorowi zapytania ofertowego, który następnie sumuje odpowiedzi i określa udaną propozycję. Cały ten proces powinien być przejrzysty i możliwy do obrony w sądzie jako bezstronny i sprawiedliwy.