Wat is een inkoopordernummer?
Een inkooporder (PO) -nummer is een alfanumerieke code die is toegewezen aan een bepaald verzoek om iets te kopen. Meestal worden PO -nummers intern gebruikt door bedrijven om hun eigen aankopen te volgen. Sommige bedrijven zullen echter codes toewijzen aan al hun verkoop en zullen PO -nummers aan hun klanten geven, zodat de klanten hun bestellingen kunnen volgen. Deze codes kunnen in elk alfanumerisch formaat zijn en veel bedrijven zullen specifieke letters of cijfers gebruiken om bepaalde dingen over de bestelling aan te geven, zoals wat wordt verkocht, de locatie, de koper en de datum.
Gebruik binnen bedrijven
In veel bedrijven wordt een inkoopordernummer toegewezen nadat een werknemer of een afdeling een verzoek om bepaalde goederen of diensten indient. Het verzoek wordt meestal formeel aan een inkoopagent ingediend met behulp van wat bekend staat als een aanvraagformulier. Als het verzoek is goedgekeurd, wordt een inkooporder gemaakt en krijgt u een inkoopordernummer toegewezen. Op dat moment wordt de bestelling geplaatst bij eenNederter bedrijf, dat vaak het PO -nummer van de koper registreert voor opname op het orderdetail.
Terwijl de leverancier een verzend- of verpakkingslijst voorbereidt om bij de bestelling van de klant te gaan, is het PO -nummer meestal opgenomen in het detail. Dit maakt het mogelijk voor de ontvangstagent van de koper om de geleverde hoeveelheid en het type goederen te verifiëren en te bevestigen dat de verzending is geassocieerd met een goed geautoriseerde bestelling. Het inkoopordernummer verschijnt ook op de factuur en alle andere papieren die de verkoper aan de klant geeft. Vanuit dit perspectief versnelt het PO -nummer de planning van de betaling aan de verkoper, en hiermee kunnen de goederen naar de juiste afdeling worden gerouteerd.
Het PO -nummer maakt het ook mogelijk voor het bedrijf om de kosten toe te passen op het budget van de afdeling die de bestelling heeft geplaatst. Het biedt ook de Accounts Payable Department verificatie dat de kostenis legitiem. Betaling kan vervolgens worden weergegeven aan de verkoper.
formaat
De exacte constructie en de lengte van een inkoopordernummer variëren van het ene bedrijf tot het andere. Veel bedrijven die op meerdere sites werken, zullen de eerste paar tekens van de code gebruiken om de locatie te identificeren die de bestelling heeft geplaatst, zoals "Chi" om een faciliteit in Chicago te vertegenwoordigen. De volgende paar personages kunnen de specifieke afdeling identificeren die de bestelling heeft geplaatst, zoals "RD" om de afdeling onderzoek en ontwikkeling te vertegenwoordigen. Het PO -nummer voor een bestelling geplaatst door de afdeling onderzoeks- en ontwikkeling van een bedrijf in Chicago kan dus beginnen met "Chird", gevolgd door andere alfanumerieke karakters die meer informatie over de bestelling bieden.
Bedrijven structureren hun PO -nummers meestal op welke manier dan ook het beste met hun interne volgsystemen. Sommigen maken ook gebruik van streepjes of spaties, die kunnen helpen wanneer alleen bepaalde tekens binnen een PO -nummer voor een speci moeten worden gelezenfic doel. In reactie op de grote verscheidenheid aan lengtes en formaten die kunnen worden gebruikt, configureren veel leveranciers de velden in hun order -trackingdatabases om een willekeurig aantal tekens - zelfs 30 of meer - te kunnen gebruiken in een inkoopordernummer.