Wat is een inkoopordernummer?
Een inkoopordernummer (PO) is een alfanumerieke code die wordt toegewezen aan een specifiek verzoek om iets te kopen. Meestal worden PO-nummers door bedrijven intern gebruikt om hun eigen aankopen bij te houden. Sommige bedrijven wijzen echter codes toe aan al hun verkopen en geven PO-nummers aan hun klanten zodat de klanten hun bestellingen kunnen volgen. Deze codes kunnen in elk alfanumeriek formaat zijn en veel bedrijven zullen specifieke letters of cijfers gebruiken om bepaalde dingen over de bestelling aan te geven, zoals wat er wordt verkocht, de locatie, de koper en de datum.
Gebruik binnen bedrijven
In veel bedrijven wordt een inkoopordernummer toegewezen nadat een medewerker of een afdeling een aanvraag voor de bestelling van bepaalde goederen of diensten indient. Het verzoek wordt meestal formeel ingediend bij een inkoopagent met behulp van een zogenaamd aanvraagformulier. Als het verzoek wordt goedgekeurd, wordt een bestelling gecreëerd en krijgt een bestelnummer toegewezen. Op dat moment wordt de bestelling geplaatst bij een ander bedrijf, dat vaak het PO-nummer van de koper registreert voor opname op het orderdetail.
Terwijl de verkoper een verzend- of paklijst opstelt om bij de bestelling van de klant te voegen, wordt het bestelnummer meestal op het detail vermeld. Dit maakt het voor de ontvangende agent van de koper mogelijk om de geleverde hoeveelheid en soort goederen te verifiëren en te bevestigen dat de zending is gekoppeld aan een correct geautoriseerde bestelling. Het inkoopordernummer verschijnt ook op de factuur en eventueel ander papierwerk dat de verkoper aan de klant geeft. Vanuit dit perspectief versnelt het PO-nummer de planning van de betaling aan de leverancier en kunnen de goederen naar de juiste afdeling worden gerouteerd.
Het PO-nummer maakt het ook mogelijk voor het bedrijf om de kosten toe te passen op het budget van de afdeling die de bestelling heeft geplaatst. Het biedt ook de afdeling crediteuren een verificatie dat de kosten legitiem zijn. De betaling kan vervolgens aan de verkoper worden uitgevoerd.
Ontwerp, stijl
De exacte constructie en lengte van een inkoopordernummer varieert van bedrijf tot bedrijf. Veel bedrijven die op meerdere locaties actief zijn, gebruiken de eerste paar tekens van de code om de locatie te identificeren die de bestelling heeft geplaatst, zoals "CHI" om een faciliteit in Chicago te vertegenwoordigen. De volgende paar tekens kunnen de specifieke afdeling identificeren die de bestelling heeft geplaatst, zoals "RD" om de afdeling onderzoek en ontwikkeling te vertegenwoordigen. Het PO-nummer voor een bestelling geplaatst door de onderzoeks- en ontwikkelingsafdeling van een bedrijf in Chicago kan dus beginnen met "CHIRD", gevolgd door andere alfanumerieke tekens die meer informatie over de bestelling geven.
Bedrijven structureren hun PO-nummers meestal op de manier die het beste werkt met hun interne volgsystemen. Sommige maken ook gebruik van streepjes of spaties, wat kan helpen wanneer alleen bepaalde tekens binnen een PO-nummer voor een specifiek doel moeten worden gelezen. Als reactie op de grote verscheidenheid aan lengtes en formaten die kunnen worden gebruikt, configureren veel leveranciers de velden in hun database voor ordertracering zodat een willekeurig aantal tekens - zelfs 30 of meer - kunnen worden gebruikt in een inkoopordernummer.