Hva er et innkjøpsordre?

Et innkjøpsordre (PO) -nummer er en alfanumerisk kode som er tilordnet en bestemt forespørsel om å kjøpe noe. Oftest brukes PO -tall internt av virksomheter for å spore egne kjøp. Noen selskaper vil imidlertid tildele koder til alt salget og vil gi PO -tall til kundene sine slik at kundene kan spore ordrene sine. Disse kodene kan være i et hvilket som helst alfanumerisk format, og mange selskaper vil bruke spesifikke bokstaver eller tall for å indikere visse ting om ordren, for eksempel hva som selges, stedet, kjøperen og datoen.

Bruk i selskaper

I mange selskaper tildeles et innkjøpsordrenummer etter at en ansatt eller en avdeling sender inn en forespørsel om bestilling av visse varer eller tjenester. Forespørselen sendes vanligvis formelt til en innkjøpsagent som bruker det som er kjent som et rekvisisjonsskjema. Hvis forespørselen er godkjent, opprettes en innkjøpsordre og tildeles et innkjøpsordre. På det tidspunktet plasseres ordren med enNother Company, som ofte registrerer kjøperens PO -nummer for inkludering på ordrendetaljene.

Når leverandøren utarbeider en frakt- eller pakkeliste for å gå med kundens ordre, er PO -nummeret vanligvis inkludert på detaljene. Dette gjør det mulig for kjøperens mottakende agent å bekrefte mengden og typen levert varer og for å bekrefte at forsendelsen er assosiert med en riktig autorisert ordre. Innkjøpsordrenummeret vises også på fakturaen og alle andre papirer som leverandøren gir kunden. Fra dette perspektivet fremskynder PO -nummeret planleggingen av betaling til leverandøren, og det gjør at varene kan bli dirigert til riktig avdeling.

PO -nummeret gjør det også mulig for selskapet å anvende kostnadene på budsjettet til avdelingen som ga ordren. Det gir også kontoen som skal betales avdelingen for verifisering av at utgifteneer legitim. Betaling kan deretter gis til leverandøren.

Format

Den nøyaktige konstruksjonen og lengden på et innkjøpsordrenummer vil variere fra et selskap til et annet. Mange virksomheter som opererer på flere nettsteder vil bruke de første tegnene i koden for å identifisere plasseringen som plasserte ordren, for eksempel "chi" for å representere et anlegg i Chicago. De neste karakterene kan identifisere den spesifikke avdelingen som plasserte ordren, for eksempel "RD" for å representere forsknings- og utviklingsavdelingen. Dermed kan PO -nummeret for en ordre plassert av et selskaps forsknings- og utviklingsavdeling i Chicago begynne med "Chird", etterfulgt av andre alfanumeriske karakterer som gir mer informasjon om ordren.

Bedrifter strukturerer vanligvis PO -tallene sine på hvilken måte som fungerer best med sine interne sporingssystemer. Noen benytter seg også av streker eller mellomrom, noe som kan hjelpe når bare visse tegn i et PO -nummer må leses for en spesifikasjonfic formål. Som svar på det store utvalget av lengder og formater som kan brukes, konfigurerer mange leverandører feltene i ordreoppsporingsdatabasene for å tillate et hvilket som helst antall tegn - til og med 30 eller mer - å bli brukt i et innkjøpsordre.