Hva er et innkjøpsordrenummer?

Et innkjøpsordrenummer er en alfanumerisk kode som er tilordnet en bestemt forespørsel om å kjøpe noe. Oftest brukes PO-numre internt av bedrifter for å spore sine egne kjøp. Noen selskaper vil imidlertid tildele koder til alt salg og gi PO-nummer til kundene slik at kundene kan spore ordrene. Disse kodene kan være i et hvilket som helst alfanumerisk format, og mange selskaper vil bruke spesifikke bokstaver eller tall for å indikere visse ting om ordren, for eksempel hva som blir solgt, lokasjonen, kjøperen og datoen.

Bruk innen selskaper

I mange selskaper tildeles et innkjøpsordrenummer etter at en ansatt eller en avdeling har sendt inn en forespørsel om bestilling av bestemte varer eller tjenester. Forespørselen sendes vanligvis formelt til en innkjøpsagent ved å bruke det som kalles rekvisisjonsskjema. Hvis forespørselen blir godkjent, opprettes en innkjøpsordre og tildeles et innkjøpsordrenummer. På det tidspunktet blir ordren plassert hos et annet selskap, som ofte registrerer kjøperens PO-nummer for inkludering i ordredetaljer.

Når leverandøren utarbeider en frakt- eller pakkeliste for å være i samsvar med kundens ordre, er PO-nummeret vanligvis inkludert på detaljene. Dette gjør det mulig for kjøperens mottaksagent å bekrefte mengden og typen av varene som er levert, og å bekrefte at forsendelsen er forbundet med en riktig autorisert ordre. Innkjøpsordrenummeret vises også på fakturaen og andre papirer som leverandøren gir kunden. Fra dette perspektivet fremskynder PO-nummeret planleggingen av betaling til leverandøren, og det gjør at varene kan føres til riktig avdeling.

PO-nummeret gjør det også mulig for selskapet å bruke kostnadene på budsjettet til avdelingen som har bestilt. Det gir også regnskapsavdelingen bekreftelse på at utgiftene er legitime. Betaling kan deretter overføres til leverandøren.

Format

Den nøyaktige konstruksjonen og lengden på et bestillingsnummer vil variere fra selskap til selskap. Mange virksomheter som opererer på flere nettsteder vil bruke de første tegnene i koden for å identifisere stedet som plasserte ordren, for eksempel "CHI" for å representere et anlegg i Chicago. De neste tegnene kan identifisere den spesifikke avdelingen som la ordren, for eksempel "RD" for å representere forsknings- og utviklingsavdelingen. Dermed kan PO-nummeret for en ordre som er foretatt av et selskaps forsknings- og utviklingsavdeling i Chicago begynne med "CHIRD", etterfulgt av andre alfanumeriske tegn som gir mer informasjon om ordren.

Selskaper strukturerer vanligvis PO-nummerene deres på hvilken måte som fungerer best med sine interne sporingssystemer. Noen bruker også streker eller mellomrom, noe som kan hjelpe når det bare er behov for å lese visse tegn innen et PO-nummer for et bestemt formål. Som svar på det store utvalget av lengder og formater som kan brukes, konfigurerer mange leverandører feltene i sine ordresporingsdatabaser slik at et hvilket som helst antall tegn - til og med 30 eller flere - kan brukes i et innkjøpsordrenummer.