注文番号とは何ですか？

注文書（PO）番号は、何かを購入する特定の要求に割り当てられる英数字コードです。 ほとんどの場合、PO番号は、企業が自身の購入を追跡するために社内で使用されます。 ただし、一部の企業では、すべての販売にコードを割り当て、顧客に注文番号を付与して、顧客が注文を追跡できるようにします。 これらのコードは任意の英数字形式にすることができ、多くの企業は特定の文字または数字を使用して、販売内容、場所、買い手、日付など、注文に関する特定のことを示します。

企業内で使用する

多くの企業では、従業員または部門が特定の商品またはサービスの注文のリクエストを送信した後に、注文番号が割り当てられます。 通常、要求は、要求フォームと呼ばれるものを使用して正式に購入エージェントに送信されます。 要求が承認されると、発注書が作成され、発注書番号が割り当てられます。 その時点で、注文は別の会社に発注され、多くの場合、注文の詳細に含めるために買い手のPO番号が記録されます。

ベンダーが顧客の注文に合わせて出荷リストまたは梱包リストを準備すると、通常、PO番号が詳細に含まれます。 これにより、バイヤーの受け取りエージェントは、配送された商品の数量と種類を検証し、出荷が適切に承認された注文に関連付けられていることを確認できます。 発注書番号は、仕入先が顧客に提供する請求書およびその他の書類にも記載されています。 この観点から、PO番号はベンダーへの支払いのスケジューリングを促進し、商品を適切な部門にルーティングできるようにします。

PO番号により、会社は注文した部門の予算にコストを適用することもできます。 また、買掛金部門に費用が合法であることの検証を提供します。 その後、ベンダーに支払いを行うことができます。

フォーマット

発注番号の正確な構造と長さは、会社ごとに異なります。 複数のサイトで運営されている多くの企業は、シカゴの施設を表す「CHI」など、注文した場所を識別するためにコードの最初の数文字を使用します。 次の数文字は、研究開発部門を表す「RD」など、注文を出した特定の部門を識別する場合があります。 したがって、シカゴの会社の研究開発部門による注文のPO番号は「CHIRD」で始まり、その後に注文に関する詳細情報を提供する他の英数字が続く場合があります。

企業は通常、内部追跡システムで最適に機能する方法でPO番号を構成します。 ダッシュまたはスペースを使用するものもあります。これは、PO番号内の特定の文字のみを特定の目的で読み取る必要がある場合に役立ちます。 使用できるさまざまな長さと形式に対応して、多くのベンダーは注文追跡データベースのフィールドを構成して、発注書番号で任意の数の文字（30文字以上）を使用できるようにします。