Qu'est-ce qu'un numéro de commande?
Un numéro de commande est un code alphanumérique attribué à une demande d'achat particulière. Le plus souvent, les entreprises utilisent les numéros de bons de commande en interne pour suivre leurs propres achats. Toutefois, certaines entreprises attribueront des codes à toutes leurs ventes et attribueront des numéros de bon de commande à leurs clients afin que ceux-ci puissent suivre leurs commandes. Ces codes peuvent être dans n’importe quel format alphanumérique et de nombreuses entreprises utilisent des lettres ou des chiffres spécifiques pour indiquer certains éléments de la commande, tels que ce qui est vendu, l’emplacement, l’acheteur et la date.
Utilisation au sein des entreprises
Dans de nombreuses entreprises, un numéro de commande est attribué après qu'un employé ou un service a soumis une demande de commande de certains biens ou services. La demande est généralement formellement soumise à un agent d’achat en utilisant ce que l’on appelle un formulaire de demande. Si la demande est approuvée, une commande d'achat est créée et un numéro de commande lui est attribué. À ce stade, la commande est passée à une autre société, qui enregistre souvent le numéro de bon de commande de l'acheteur pour l'inclure dans les détails de la commande.
Lorsque le fournisseur prépare une liste d’expédition ou d’expédition pour accompagner la commande du client, le numéro de bon de commande est généralement inclus dans le détail. Cela permet à l'agent réceptionnaire de l'acheteur de vérifier la quantité et le type de marchandises livrées et de confirmer que l'envoi est associé à une commande dûment autorisée. Le numéro de commande apparaît également sur la facture et sur tout autre document fourni par le fournisseur au client. De ce point de vue, le numéro de bon de commande accélère l’ordonnancement du paiement au fournisseur et permet aux marchandises d’être acheminées vers le service approprié.
Le numéro de bon de commande permet également à l'entreprise d'appliquer le coût au budget du service qui a passé la commande. Il fournit également au service des comptes fournisseurs la vérification que la dépense est légitime. Le paiement peut ensuite être rendu au vendeur.
Format
La construction exacte et la longueur d'un numéro de commande varient d'une entreprise à l'autre. De nombreuses entreprises opérant sur plusieurs sites utiliseront les premiers caractères du code pour identifier l'emplacement qui a passé la commande, par exemple "CHI" pour représenter une installation à Chicago. Les caractères suivants peuvent identifier le service spécifique qui a passé la commande, tel que "RD" pour représenter le service de recherche et développement. Ainsi, le numéro de bon de commande d'une commande passée par le service de recherche et développement d'une société à Chicago pourrait commencer par "CHIRD", suivi de caractères alphanumériques fournissant davantage d'informations sur la commande.
Les entreprises structurent généralement leurs numéros de commande de la manière qui leur convient le mieux avec leurs systèmes de suivi internes. Certains utilisent également des tirets ou des espaces, ce qui peut aider lorsque seuls certains caractères d’un numéro de bon de commande doivent être lus dans un but spécifique. En réponse à la grande variété de longueurs et de formats pouvant être utilisés, de nombreux fournisseurs configurent les champs de leurs bases de données de suivi des commandes pour permettre l'utilisation d'un nombre quelconque de caractères, même 30 caractères ou plus, dans un numéro de commande d'achat.