Qu'est-ce qu'un numéro de commande d'achat?
Un numéro de commande d'achat (PO) est un code alphanumérique attribué à une demande particulière pour acheter quelque chose. Le plus souvent, les numéros de PO sont utilisés en interne par les entreprises pour suivre leurs propres achats. Cependant, certaines entreprises attribueront des codes à toutes leurs ventes et donneront des numéros de PO à leurs clients afin que les clients puissent suivre leurs commandes. Ces codes peuvent être dans n'importe quel format alphanumérique, et de nombreuses entreprises utiliseront des lettres ou des chiffres spécifiques pour indiquer certaines choses sur la commande, comme ce qui est vendu, l'emplacement, l'acheteur et la date.
Utiliser dans les entreprises
Dans de nombreuses sociétés, un numéro de commande d'achat est attribué après qu'un employé ou un département a soumis une demande d'ordre de certains biens ou services. La demande est généralement officiellement soumise à un agent d'achat en utilisant ce que l'on appelle un formulaire de demande. Si la demande est approuvée, un bon de commande est créé et attribué un numéro de commande d'achat. À ce stade, l'ordre est passé avec unNother Company, qui enregistre souvent le numéro de commande de l'acheteur pour l'inclusion sur le détail de la commande.
Alors que le fournisseur prépare une liste d'expédition ou d'emballage pour accompagner la commande du client, le numéro de commande est généralement inclus sur les détails. Cela permet à l'agent récepteur de l'acheteur de vérifier la quantité et le type de marchandises livrées et de confirmer que l'envoi est associé à une commande correctement autorisée. Le numéro de commande d'achat apparaît également sur la facture et tout autre document que le fournisseur donne au client. De ce point de vue, le numéro PO accélére la planification du paiement au fournisseur et permet d'acheter les marchandises vers le département approprié.
Le numéro PO permet également à l'entreprise d'appliquer le coût au budget du département qui a passé la commande. Il fournit également au département des comptes payables une vérification que les dépensesest légitime. Le paiement peut ensuite être rendu au vendeur.
Format
La construction et la durée exactes d'un numéro de commande varient d'une entreprise à une autre. De nombreuses entreprises qui opèrent sur plusieurs sites utiliseront les premiers caractères du code pour identifier l'emplacement qui a passé la commande, comme "Chi" pour représenter une installation à Chicago. Les personnages suivants pourraient identifier le département spécifique qui a passé la commande, comme "RD" pour représenter le département de recherche et développement. Ainsi, le numéro de PO pour une commande passée par le département de recherche et développement d'une entreprise à Chicago pourrait commencer par "Chird", suivi par d'autres caractères alphanumériques qui fournissent plus d'informations sur l'ordre.
Les entreprises structurent généralement leurs numéros de PO de la manière qui fonctionne le mieux avec leurs systèmes de suivi internes. Certains utilisent également des tirets ou des espaces, ce qui peut aider lorsque seuls certains caractères dans un numéro de PO doivent être lus pour une spécificationbut fic. En réponse à la grande variété de longueurs et de formats qui peuvent être utilisés, de nombreux fournisseurs configurent les champs de leurs bases de données de suivi de commande pour permettre à un nombre de caractères - même 30 ou plus - à utiliser dans un numéro de commande d'achat.